Tout ce que vous devez savoir sur les ATS recrutement

19 juin 2020 | Marque employeur, Recrutement

Depuis leur première apparition dans les années 90, les ATS n’ont cessé d’influencer positivement le secteur du recrutement. ATS signifie pour les anglais « Applicant Tracking System », ce qui revient à traduire pour nous à « Système de suivi des candidatures » ou plus communément « logiciel de recrutement ». À l’époque, ils ne servaient qu’à stocker des CV papiers scannés dans une base de données accessible pour l’équipe de recrutement d’une entreprise. L’intérêt principal de ces outils était de réduire la quantité de papier et d’éviter des pertes de candidature (dans le cas où ces dernières finiraient dans un dossier dans lequel elles n’auraient pas dû être). Les avancées de cette technologie a permis de s’adapter au monde d’aujourd’hui et d’améliorer significativement le processus de recrutement. Le but de cet article est de vous apporter toutes les connaissances nécessaires pour définir vos besoins en matière de recrutement et bien choisir votre ATS.

Mais d’abord un ATS recrutement, qu’est-ce que c’est ?

Comme nous l’avons dit plus haut, un ATS est un outil qui permet de suivre et de gérer des candidatures. Mais l’objectif principal de cet outil est d’avant tout vous aider à trouver le candidat idéal pour vos offres d’emploi. En effet, quel que soit la taille ou le secteur d’activité, le succès d’une entreprise dépend de ses employés. Une équipe avec les meilleurs candidats apportera de nombreux bénéfices à une entreprise et participera à sa réussite.
Cependant et c’est là le point qui fâche : beaucoup d’entreprises possèdent un processus de recrutement pas adapté aux pratiques actuelles. Perte de candidature, processus long, désordonné, très coûteux et surtout usant pour les recruteurs, les raisons qui justifient une mauvaise gestion des candidatures sont nombreuses. Mais ne vous inquiétez pas : un ATS recrutement vient à bout de tous ses problèmes !

Un outil simplifié

Un Applicant Tracking System remet de l’ordre et de la simplicité dans les métiers du recrutement. Plus que de simples bases de données, les ATS actuels répondent à de nombreuses difficultés que les recruteurs rencontrent au quotidien. Fini le temps des CV scannés sauvegardés dans une base de données, vous êtes en droit de demander plus !

Les difficultés des services de recrutement

Je suis sûr que vous avez déjà une petite idée de quel genre de difficultés je vais aborder dans cette partie. En effet, si vous êtes un recruteur, vous avez sans doute déjà été confronté à ces problèmes chronophages et gênants :

  • Poster une offre d’emploi sur différents jobboards. Cette tâche est chronophage non seulement pour choisir minutieusement les jobboards sur lesquels poster son offre mais aussi pour saisir l’offre sur chaque jobboard un par un.
  • Utiliser de nombreux outils (boîte mail, tableur Excel) pour stocker le CV et la lettre de motivation d’un candidat. Le recruteur à toutes les raisons de s’y perdre en travaillant dans ces conditions.
  • Collecter les statistiques pour voir quel jobboard est le plus efficace en fonction des offres postées.
  • Partager une candidature par mail à ses collègues, son manager ou son directeur général et attendre que les réponses viennent de manière désordonnée. Multipliez cette gêne par le nombre de candidature que vous partagez et au nombre de personnes à qui vous la partagez !
  • Envoyez des mails de réponse à chaque candidat. Que la réponse soit positive ou négative, un recruteur doit envoyer une réponse aux candidats qui ont postulé à une offre. Vous pouvez choisir de faire l’impasse sur cette tâche peu passionnante, mais ça nuira à votre marque employeur !

Et la liste est encore longue ! Mais restons concentrés sur le thème principal de notre article.

Un ATS recrutement répond à certaines difficultés des recruteurs

Avec notre ats recrutement ScopTalent, ne perdez plus votre temps dans des tâches répétitives !

En quoi un logiciel ATS répond à ces difficultés ?

Un logiciel de recrutement vient à bout de la plupart de ces difficultés en apportant une meilleure organisation de l’espace de travail et en centralisant les données. Bien évidemment, tous les ATS ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Mais certaines fonctionnalités sont essentielles pour votre activité comme la multidiffusion des offres, la création d’un site carrière pour vos annonces ou bien la centralisation des CV reçus permettent déjà d’apporter de l’ordre dans vos recrutements. Il est primordial de vérifier les fonctionnalités proposées pour faire votre choix car il participera à votre réussite.

L’ATS recrutement, une solution pour tout le monde ?

Vu la quantité de fonctionnalités bien spécifiques que propose ce genre d’outil, nous sommes en droit de nous demander qui en a besoin au quotidien. La réponse est plutôt simple : toutes les entreprises qui recrutent et qui ont besoin d’améliorer leur processus de recrutement. Quel que soit votre secteur d’activité ou le volume de candidature que vous recevez, vous trouverez de l’intérêt à opter pour un ATS recrutement. Par exemple, une grande entreprise qui doit gérer des centaines de candidatures chaque semaine verra en l’ATS un moyen de centraliser les candidatures. Cette centralisation des CV permet une meilleure gestion des candidatures et offre aux recruteurs un espace de travail organisé et intuitif. De plus, un ATS s’adapte aux nouvelles tendances du recrutement et permet de rester moderne dans ces pratiques de recrutement !

Les tendances du recrutement

Ce n’est un secret pour personne : le recrutement est un secteur qui a beaucoup changé au fil des années. En effet, loin est le temps où les candidats venaient directement en entreprise pour déposer un CV (en lettre manuscrite) ainsi que leur lettre de motivation. Les recruteurs ont dû s’adapter aux nouvelles tendances imposées par les candidats et par les nouvelles technologies. Aujourd’hui, les candidats déposent leur candidature directement sur une annonce d’offre d’emploi (sur un jobboard ou le site carrière de l’entreprise). Il faut donc pouvoir récupérer tous les CV obtenus sur une seule et même plateforme numérique !

Les nouvelles générations de candidats

À ces nouvelles avancées technologiques s’ajoutent des changements de mentalité chez les candidats. Si à l’époque il n’était pas rare de faire carrière ou d’occuper le même poste dans une seule entreprise, ce n’est plus le cas chez les nouvelles générations. Les générations X et Y (années 70 – 90) sont nombreuses à vouloir changer de poste ou bien d’entreprise au cours de leur vie ! Les entreprises doivent donc savoir bien s’équiper pour gérer au mieux les candidatures des nouvelles générations et montrer qu’elles possèdent un processus de recrutement moderne et adapté aux attentes des candidats. Le combat des entreprises de demain et de savoir gérer un volume de plus en plus important de candidature tout en conservant un budget raisonnable.

Même les « petites entreprise » qui possèdent quelques salariés ne sont pas épargnées par ces changements. Si elles n’ont pas les mêmes besoins en recrutement que les grandes entreprises, un mauvais processus de recrutement pourrait impacter l’activité de l’entreprise !

Un ATS recrutement est le meilleur équipement des entreprises pour recruter les nouvelles générations

Les entreprises de demain devront s’équiper des bons outils pour gérer les attentes des prochaines générations.

Un outil moderne adapté à ces changements ?

Eh bien oui ! L’ATS recrutement est bien un outil adapté à vos besoins en matière de recrutement. Soyons honnête : des outils comme votre boîte mail ou bien Excel sont excellents mais sûrement pas adaptés au recrutement de talent. De plus, il est important de préciser qu’un ATS bénéficie de tous les atouts propres au logiciel car, selon les éditeurs de logiciels, de nombreuses mises à jour sont disponibles. Ainsi, de nouvelles fonctionnalités propres au domaine du recrutement peuvent être ajoutées avant même que vous en ayez besoin. Mais de manière générale, les entreprises qui ont opté pour un logiciel de recrutement se sont rendu compte que leur processus de recrutement pouvait être perfectible à travers ces différents points :

  • La rédaction et la diffusion des offres d’emploi.
  • La collecte des CV, le tri et l’évaluation des candidatures.
  • La relation entre le recruteur et le candidat.
  • La collaboration entre les différents membres de l’équipe de recrutement.
  • La collecte et l’analyse des statistiques liées à l’efficacité du processus de recrutement.

Avez-vous besoin d’un ATS ?

Si vous avez besoin de recruter ou bien si vous devez améliorer votre processus de recrutement, alors la réponse est oui ! En effet, si vous n’êtes pas satisfait de votre façon de recruter ou si vous pensez tout simplement que vous pouvez vous perfectionner dans ce domaine, alors opter pour un ATS recrutement est vraiment une bonne option. Au contraire si vous êtes satisfait de votre processus de recrutement, alors ne changez rien !

Comment choisir un ATS recrutement ?

Nous voilà arrivés à la question que beaucoup de personnes se posent : comment bien choisir son ATS recrutement ? En effet, plusieurs paramètres sont à prendre en compte autre que le nombre de fonctionnalités qu’il possède.

Les deux types d’ATS

Avant de parler fonctionnalités et services qu’un outil recrutement confère aux entreprises, parlons un peu des deux types d’Applicant Tracking System qui existe :

  • Les logiciels « classiques » qui sont installés directement sur les serveurs de l’entreprise ou bien votre ordinateur de bureau.
  • Les logiciels en mode SaaS (Software as a Service) ou « logiciel en tant que service » qui sont hébergés chez l’éditeur de logiciels et qui peuvent être utilisés sans aucune installation.

Les deux types de logiciels ont chacun leur propre avantage, mais l’ATS en mode SaaS est davantage adapté aux modes de travail actuels. En effet, les logiciels SaaS ne nécessitent aucune installation et sont accessibles partout pour peu que vous ayez une connexion Internet. La technologie du cloud vous permet aussi de faire des économies car vous n’avez pas de coût supplémentaire lié à l’hébergement, au serveur ou bien aux mises à jour. Comme l’outil n’est pas installé sur les ordinateurs de l’entreprise, vous n’avez pas besoin d’un service informatique pour gérer l’outil en cas de dysfonctionnement.
L’ATS recrutement en mode SaaS répond aux besoins de modernité et de mobilité actuelles car chacun de vos recruteurs peut travailler de chez lui (ce qui est un plus pour les entreprises). De plus, les faibles coûts associés à ce type d’outil en font vraiment l’élément idéal pour satisfaire vos besoins de recrutement à budget limité !

Les fonctionnalités phares qu’un logiciel ATS doit posséder

Bien que nous ayons vu ensemble que les ATS ont des fonctionnalités différentes en fonction des éditeurs de logiciels, ils doivent cependant obéir à certaines attentes légitimes des recruteurs :

La centralisation des données

C’est sans doute la fonctionnalité la plus utile et celle qui fait gagner le plus de temps aux recruteurs. Un logiciel de recrutement doit pouvoir vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin sur vos candidats.

La capitalisation des données

Une autre fonctionnalité très importante qui permet de conserver les données des candidats dans votre cvthèque. Avant, les candidatures reçues étaient stockées dans un dossier associé à une offre précise. Une fois l’offre pourvue, les candidatures n’étaient plus importantes ni réutilisées par la suite. Maintenant, vous pouvez proposer des nouvelles offres similaires à un candidat qui a postulé avant. Toutes les informations des candidats sont conservées. L’intérêt de cette fonctionnalité est que vous n’avez plus besoin d’un outil tiers pour rechercher des candidats : ils sont directement dans votre outil !

La possibilité au recruteur de faire du sourcing

Un ATS doit pouvoir permettre aux recruteurs de pouvoir constituer sa propre cvthèque de talents. Le sourcing permet donc au recruteur de faire une meilleure sélection des talents à partir de leur vivier de candidat (open web, extension LinkedIn).

La multidiffusion d’offres

Cette fonctionnalités permet de saisir votre offre d’emploi une seule fois avant de pouvoir la diffuser sur différents jobboards gratuits et payants. Elle évite donc de nombreuses saisies superflues pour chaque jobboard et permet de gagner du temps !

La collecte des candidatures dans une CVthèque

Autre point important qui permet de réunir toutes les candidatures sur une seule plateforme. Fini l’époque des mails envoyés sur la boîte mail du recruteur et qui devaient être triés pour chaque annonce, l’ATS centralise toutes les candidatures. Cette fonctionnalité confère aux recruteurs un espace de travail organisé et mieux optimisé à leur métier.

L’envoi de mails automatiques aux candidats

Parce que la marque employeur est importante, un logiciel recrutement doit pouvoir fournir aux recruteurs un moyen pour répondre aux candidats. C’est une des tâches redondantes (et pas franchement intéressante) qu’un recruteur doit effectuer quotidiennement. L’envoi de mail automatique permet un gain de temps considérable en regroupant tous les candidats dont les candidatures n’ont pas été retenues pour envoyer un mail de groupe.

La possibilité de la cooptation

La cooptation est un principe qui implique qu’un employé d’une entreprise recommande un candidat pour occuper un poste. C’est un des moyens de trouver des talents car un employé spécialiste dans un domaine est le plus apte à juger une autre personne pour un poste similaire au sien. De plus, en recommandant une personne, l’employé sait que sa réputation au sein de l’entreprise est en jeu. L’intégration de la cooptation au sein de l’ATS recrutement est donc intéressant.

La création d’un site carrière aux couleurs de l’entreprise

Une autre fonctionnalité importante qui permet de créer un site web qui regroupe toutes les annonces spécifiques à votre entreprise. Cette fonctionnalité est intéressante car les candidats peuvent postuler directement sur votre site carrière au lieu d’aller sur les jobboards. Pour votre entreprise, le site carrière est un excellent moyen d’améliorer sa marque employeur et sa communication.

Une ergonomie simple et intuitive

Un des points forts qu’un ATS doit posséder est une interface de travail simple à comprendre et surtout intuitive. Rappelez-vous que l’objectif de ces logiciels est de vous faciliter le travail ! Si vous avez des difficultés à effectuer une action ou bien si vous vous sentez perdu face aux informations qu’il vous présente, alors l’objectif n’est pas atteint. Un bon ATS est un espace de travail agréable qui vous accompagne dans toutes vos tâches !

Interface de notre ATS recrutement ScopTalent

Voici l’interface de travail de notre logiciel de recrutement ScopTalent !

Des outils complémentaires

Un ATS recrutement doit être capable de couvrir l’ensemble des tâches liées au domaine des Ressources Humaines et du recrutement. Cependant, certains outils complémentaires peuvent être envisagé afin de couvrir d’autres besoins que vous êtes susceptible d’avoir (logiciel de visioconférence pour les entretiens à distance, test d’évaluation pour juger les capacités de vos candidats, etc.). Ces outils complémentaires doivent être interconnectés avec votre ATS pour vous offrir une meilleure vue d’ensemble sur vos recrutements.

Un service client compétent et disponible

Un autre paramètre qu’on oublie souvent de prendre en compte et qui a pourtant son utilité. L’outil de recrutement aura beau être simple d’utilisation, vous aurez tout de même sûrement des interrogations ou des demandes spéciales à formuler. Vous devez donc pouvoir compter sur un support compétent et disponible pour répondre à toutes vos questions. Pour le service client, il faut veiller à ce qu’il soit efficace et rapide afin d’éviter de vous retarder dans votre travail.

L’outil recrutement de ScopLab : ScopTalent

Notre logiciel de recrutement ScopTalent permet d’optimiser votre processus de recrutement en automatisant certaines tâches à faible valeur ajoutée pour que vous puissiez mieux gérer la sélection de vos candidats ou la recherche de talent. Parmi les fonctionnalités phares de notre outil, vous retrouvez :

  • La centralisation des candidatures reçues dans une CVthèque.
  • La gestion des candidatures.
  • L’extraction sémantique des CV au format Jpeg, png etc.
  • La capitalisation des données.
  • La création et la multidiffusion d’offre sur différents jobboards.
  • L’envoi de mails automatiques à vos candidats.
  • La possibilité de collaborer avec votre manager/collaborateur/équipe.
  • La création d’un espace carrière aux couleurs de votre entreprise.
  • La gestion de votre vivier de candidatures.
  • La mise en évidence des rapports et des statistiques sur votre processus de recrutement.
  • Et bien d’autres encore…

Une meilleure gestion de vos candidatures

Votre annonce est publiée sur différents jobboards et sur votre site carrière, vous vous attendez à recevoir un nombre important de candidature. Avec ScopTalent, vous serez en mesure de prévoir cette arrivée massive de CV. En effet, toutes les candidatures reçues seront directement sur votre plateforme de travail ! Ce qui vous fera gagner un temps considérable et vous permettra de voir en temps réel les candidatures reçues.

Un meilleur ciblage de vos candidats

Grâce à la capitalisation qui permet de conserver les données de tous les candidats qui ont postulés vos offres, vous pouvez effectuer un meilleur ciblage de vos candidats. En effet, ScopTalent vous propose une fonctionnalité de matching qui vous permet de rechercher une compétence au sein de votre vivier de candidats et vous retourne les meilleurs profils adaptés à cette compétence. Vous économiserez du temps en recherche des différents profils de candidat !

Recrutez partout, tout le temps

L’avantage de ScopTalent est son format SaaS (Software as a Service) qui vous permet d’utiliser notre solution partout, sans aucune installation exigée. Vous serez en mesure de recruter partout et quand vous le voulez pour peu que vous ayez une connexion Internet ! Toutes les données sont gérées et conservées à distance par nos serveurs. Le SaaS permet aussi de recruter en équipe : lorsque qu’un de vos collègues fait une action, vous êtes notifié !

Améliorez votre expérience candidat et votre marque employeur

Avec un site carrière aux couleurs de votre entreprise, vos candidats auront un endroit où postuler vos offres. Cet espace est d’autant plus important qu’il vous permet de gagner en visibilité auprès de vos candidats.
Un processus de recrutement structuré et efficace se fait ressentir chez les candidats. Ainsi, quelle que soit la réponse qu’ils reçoivent, vos candidats prennent pleinement conscience de la rapidité de votre entreprise. Et une entreprise professionnelle dans son recrutement est une entreprise dans laquelle beaucoup de personne vont candidater !

Des outils complémentaires

Un des avantages de notre solution est qu’elle peut être accompagnée d’une multitude d’autres outils interconnectés et synchronisés. Si vous voulez booster votre recrutement ou avoir une vision plus précise de vos candidats, alors certains outils risquent de vous intéresser :

Logiciel de visioconférence - ScopVisio

Vous avez besoin de recruter des candidats sans contraintes géographiques ou de temps ? Alors ScopVisio est la solution faîte pour vous ! Grâce aux entretiens vidéo, vous pouvez échanger avec votre candidat sans que ce dernier ne doive se déplacer. Opter pour ScopVisio c’est opter pour des entretiens flexibles et plus enrichissants que des entretiens téléphoniques sans pour autant perdre l’aspect humain.

Passez des entretiens vidéo sans aucune contrainte avec ScopVisio

Avec ScopVisio, passez des entretiens en visioconférence sans aucune contrainte !

CRM de recrutement - ScopCRM

Vous avez besoin de gérer vos clients et vos prospects ? ScopCRM pourrait vous intéresser ! Grâce à notre CRM, vous serez en mesure de mener toutes vos actions commerciales sur la même plateforme. Gérez votre relation candidat/prospect et développez votre force de vente pour faire évoluer de façon positive votre entreprise.

Logiciel de test d’évaluation personnalisé - ScopTest

Il peut arriver que, pour certains postes, des compétences techniques soient requises. Grâce à ScopTest, vous pouvez créer et diffuser des tests d’évaluation personnalisés à vos candidats avant un entretien ! Le but n’est pas de piéger les candidats mais plutôt d’apporter un complément d’information sur leurs compétences ou leurs personnalités. Bien sûr un bon recruteur arrivera à avoir ces informations pendant un entretien, mais son jugement sera subjectif. ScopTest permet d’avoir une vision objective des capacités réelles du candidat. Il vous permet de faire le meilleur choix en fonction du poste et de votre entreprise.

Faire des économies de temps…

Si vous êtes une petite entreprise et que vous n’avez pas les moyens financier et humain d’avoir votre propre service recrutement, alors le choix d’un ATS est justifié. ScopTalent est un bon moyen de pallier le manque d’expérience de vos collaborateurs (pas forcément habitués aux métiers du recrutement) tout en étant une solution rapide et économique. Ainsi, vous et vos collègues ne risquez pas de passer des heures pour trier les CV et répondre aux candidatures !

Si vous avez une équipe de recrutement, alors un ATS est tout autant le bienvenu ! Si votre processus de recrutement était dépassé et peu efficace, ScopTalent remet de l’ordre, structure et organise les différentes étapes de l’embauche. Ce qui permet aux recruteurs de réorganiser leurs temps de travail et de se concentrer sur ses aspects plus importants.

Et d’argent !

Bien évidemment, à toute économie de temps s’accompagne une économie d’argent. En effet, moins vos recruteurs passent de temps pour des tâches à faible valeur ajoutées (envoi d’email pour répondre aux candidats un par un, etc.), et plus ils apparaîtront motivés et productifs. Leur travail n’en sera que de meilleure qualité aussi puisqu’ils pourront se recentrer sur l’essentiel : choisir le meilleur talent.
De plus, il est important de parler des prix plus qu’abordable des ATS recrutement aujourd’hui. Notre outil recrutement ScopTalent propose différents packs de 69 à 119€. Ce qui vous assure de payer pour une solution adaptée à vos besoins réels et à ce que vous utilisez.

Pour résumer, notre ATS recrutement ScopTalent est un outil complet et intuitif vous permettant de gérer et d’améliorer votre processus de recrutement à son plein potentiel ! En automatisant certaines tâches redondantes, les fonctionnalités de notre outil recrutement vous permettent de vous recentrer sur des tâches à fortes valeurs ajoutées.

Pour découvrir notre solution de recrutement,

contactez-nous et bénéficiez d’une démonstration gratuite !

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