Logiciel de recrutement : tout comprendre pour mieux recruter

Dans le secteur des ressources humaines, le recrutement présente des enjeux compétitifs pour les entreprises. Les recruteurs doivent parfois gérer un volume important de candidatures avec des profils pouvant être identiques. Trouver le bon talent n’est donc pas évident.

La transition à l’ère du numérique a permis de digitaliser les étapes du recrutement et de gagner en efficacité. D’un autre côté, la compétition entre les entreprises s’est intensifiée. Utiliser un logiciel de recrutement est donc devenu indispensable. Voyons, ensemble, les différentes facettes de ce type d’outil.

Logiciel de recrutement ats : définition

Un logiciel de recrutement est, comme son nom l’indique, un logiciel qui permet aux entreprises de gérer leurs processus de recrutement. Autrement appelé ATS, cet outil est principalement utilisé dans les services des Ressources Humaines et permet de gérer et trier des candidatures afin de recruter de nouveaux talents.

L’objectif principal d’un logiciel de recrutement est de faire gagner du temps aux recruteurs en prenant en charge les tâches à faible valeur ajoutée et chronophages des recruteurs.

Il existe deux types de logiciels de recrutement :

• Les logiciels « classiques » qui sont installés en local dans les serveurs de l’entreprise ou le poste de travail du recruteur ;
• Les logiciels SaaS qui sont disponibles en ligne.

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Logiciel de recrutement SaaS « en ligne » ou classique : que choisir ?

Avant de choisir votre logiciel pour recruter, il convient de se demander quel type de logiciel on veut. Les deux types de logiciels présentent chacun leur spécificité et leurs avantages qui dépendent uniquement de la façon dont vous travaillez.

Les logiciels « classiques »

Le logiciel classique est directement installé sur les serveurs de l’entreprise et les postes de travail de vos recruteurs. De ce fait, ce type de logiciel demande des moyens techniques importants (un serveur pour stocker les informations de vos candidats et des postes de travail connectés à ce serveur) et humains (une personne chargée de réparer les bugs et problèmes rencontrés par vos recruteurs sur la solution).

Les avantages des logiciels classiques sont qu’ils vous permettent une indépendance totale sur l’installation et la maintenance de la solution de recrutement. Le principal inconvénient est que ce type de logiciels évolue très lentement. De ce fait, peu de mises à jour sont à prévoir. Ce qui est un véritable désavantage dans un secteur qui évolue constamment comme celui des ressources humaines.

Les logiciels SaaS

Les logiciels SaaS sont des logiciels disponibles en ligne. De ce fait, aucune installation n’est nécessaire : vos recruteurs ont juste besoin d’un ordinateur et d’une connexion internet. Ce type de logiciel ne demande aucun moyen technique de votre part (les informations sont stockées sur les serveurs de l’éditeur du logiciel) et les mises à jour sont effectuées directement en ligne.

Les avantages des logiciels SaaS sont multiples. D’une part, ils permettent à vos recruteurs de pouvoir travailler de n’importe où, n’importe quand. Ce qui est un grand point fort pour le télétravail. De plus, un logiciel SaaS est régulièrement mis à jour par l’équipe de développeurs de la solution. Ce qui vous garantit une solution de recrutement avec des nouvelles fonctionnalités qui répondent aux besoins actuels.

Il est clair à présent que le format le plus adapté pour un logiciel de recrutement est le format SaaS. En effet, ce format permet une véritable évolution du logiciel et d’éviter un maximum les contraintes techniques pour vos recruteurs.

Comment fonctionne un logiciel de recrutement ?

Un logiciel de recrutement doit être simple à utiliser. Quand un cabinet de recrutement, une entreprise ou une société lance une campagne de recrutement, le logiciel doit considérer plusieurs points tels que la publication de l’annonce, l’accueil des CV et le tri des meilleures candidatures.

Un logiciel de recrutement intervient principalement durant cette première phase du recrutement. Choisir ce type de solution permet de faciliter le suivi des candidatures et la présélection des talents.

Un autre point sur lequel cet outil va aider vos recrutements concerne les filtres. Vos recruteurs ont simplement besoin de mettre un mot-clé dans les filtres pour consulter les profils qui correspondent à la recherche. Cette fonctionnalité permet de piloter des recrutements basés sur des postes plus techniques ou qui nécessitent des compétences rares.

Une solution de recrutement pour tous type d’entreprises

Du fait d’importants volumes de candidature, les logiciels de recrutement ont d’abord été utilisés dans les grandes entreprises.

Cependant, les fonctionnalités variées d’un logiciel de recrutement permettent de toucher différentes cibles. Ils se sont donc démocratisés ces dernières années et deviennent populaires au sein des petites structures. De manière générale, toute entreprise qui cherche à recruter ou à améliorer son processus de recrutement a besoin d’utiliser un logiciel de recrutement.

Pour les grandes entreprises

Pour les grandes entreprises, un logiciel de recrutement permet toujours de gérer des grands volumes de candidature et plus encore. En effet, les candidatures sont centralisées dans l’outil, ce qui permet une meilleure gestion des candidatures reçues et un espace de travail agréable pour les recruteurs.

Pour les PME et TPE

Pour les moyennes et petites entreprises ne possédant pas toujours de service de ressources humaines, le choix d’un logiciel de recrutement est d’autant plus important. Étant donné que vous n’avez pas beaucoup de temps à consacrer au recrutement et que vous ne possédez pas toutes les connaissances nécessaires, il est plus que judicieux de se munir d’un logiciel de recrutement. Vous serez guidés dans chacune des étapes du recrutement et vous gagnerez beaucoup de temps.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de recrutement

Un logiciel de recrutement est un outil très puissant contenant beaucoup de fonctionnalités intéressantes et utiles. Cette diversité de fonctionnalité vise à répondre aux besoins de chaque entreprise. Quelle que soit la taille, son secteur d’activité ou ses contraintes en matière de recrutement, cet outil répond toujours aux besoins de votre entreprise.

Cependant, certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres pour gérer au mieux vos recrutements.

La multidiffusion d’offre

Une des fonctionnalités importantes d’un logiciel de recrutement est la multidiffusion de vos offres d’emploi sur différents jobboards. Cette fonctionnalité est intéressante car elle permet à vos recruteurs de donner une meilleure visibilité aux offres d’emploi en multipliant les canaux de diffusion.

De plus, cette multidiffusion se fait en quelques clics. De quoi faire gagner un temps considérable à vos recruteurs sur une tâche très répétitive et peu intéressante.

La gestion des candidatures

Une autre fonctionnalité du logiciel de recrutement qui permet de trier les candidatures que vous recevez et de les centraliser. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante si votre entreprise reçoit un grand nombre de candidatures.

Mais cette fonctionnalité va plus loin pour vos recruteurs. En effet, même si vos candidats n’ont pas été retenus pour l’offre qui les intéressait au départ, vous pourrez trouver d’autres offres qui pourraient leur correspondre. Certains logiciels possèdent une fonction Matching qui permet de faire correspondre un candidat à une de vos offres d’emploi.

Suivi des candidatures

Un logiciel de recrutement vous accompagne de A à Z dans l’ensemble du parcours des candidats. Le suivi des candidatures se fait de la sélection de votre candidat jusqu’à ce que l’offre soit pourvue. Durant le long du processus, vous pouvez catégoriser les candidats selon s’ils sont acceptés, refusés ou à rencontrer.

Le suivi des candidatures permet aussi d’améliorer votre marque employeur à travers l’envoi de SMS et mails personnalisés à vos candidats. Ces canaux de communication sont appréciés par les candidats qui se sentiront respectés quelle que soit la réponse reçue.

Analyse des performances

Cette fonctionnalité permet d’analyser chaque point de votre processus de recrutement afin de l’optimiser au mieux. Un logiciel de recrutement vous fournit certaines statistiques et données telles que :

• L’origine de vos candidats ;
• Le temps d’ouverture moyen de vos offres d’emploi ;
• Le nombre de candidats ayant répondu à vos offres ;
• Le nombre de candidats rencontrés en entretien pour une offre ;
• Les statistiques sur le suivi des candidatures et des offres.

Ces données sont importantes car elles vous permettent de mieux définir vos objectifs en matière de recrutement et de gérer votre budget alloué à la communication de vos offres ou d’autres services.

Les fonctionnalités de ScopTalent

Outre les fonctionnalités citées plus haut dans cet article, notre logiciel de recrutement comporte d’autres fonctionnalités qui pourraient grandement vous intéresser :

• L’extraction sémantique des CV au format jpg, png, etc. ;
• Création d’un espace carrière aux couleurs de votre entreprise ;
• Matching des candidats suivant un profil candidat attendu ;
• Sourcing Openweb ;
• Extension LinkedIn pour récupérer toutes les informations de vos candidats directement depuis le réseau social ;
• Évaluation des compétences des candidats ;
• Planification et synchronisation de vos rendez-vous RH et entretiens.

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Prix d’un logiciel de recrutement

Le paiement d’un logiciel de recrutement se subdivise en règlement mensuel par utilisateur. Ce qui fait que le prix de ces logiciels peut être très abordable même pour les petites entreprises. Pour un abonnement mensuel, on peut estimer une fourchette entre 80 et 120 € mois/utilisateur environ selon le forfait choisi.

À titre d’exemple, le logiciel ScopTalent propose des forfaits entre 69 et 119 € mois/utilisateur. Les forfaits les plus coûteux possèdent des fonctionnalités intéressantes, mais pas absolument nécessaires pour recruter. De ce fait, selon vos besoins, le forfait à 69€ mois/utilisateur permet de gérer l’ensemble de votre processus de recrutement.

Les avantages d’utiliser un logiciel de recrutement

Au quotidien, l’utilisation d’un logiciel pour gérer le processus de recrutement d’une entreprise offre plusieurs bénéfices.

Un gain de temps pour les recruteurs

Le premier avantage le plus visible est le gain de temps apporté aux recruteurs. En effet, le quotidien des recruteurs est composé de nombreuses tâches chronophages qui empiètent parfois sur les autres tâches RH.

Posséder un logiciel de recrutement permet aux recruteurs d’automatiser certaines tâches pour se concentrer davantage sur le cœur de métier : la sélection des meilleures candidatures.

Une économie d’argent pour les entreprises

Une économie de temps entraîne généralement une économie d’argent. Comme vos recruteurs passent moins de temps sur des tâches chronophages, ils sont plus motivés et productifs. De plus, ils se recentrent sur l’essentiel : la recherche du meilleur talent.

Le marché des logiciels de recrutement propose des prix abordables en fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins. Vous êtes donc assurés de payer pour une solution adaptée à vos besoins réels et à vos utilisations.

Un processus de recrutement plus performant

Un logiciel de recrutement procure aux recruteurs une meilleure organisation et des performances accrues. Il permet de simplifier le processus de recrutement de l’entreprise et d’ancrer de bonnes pratiques pour gagner en efficacité.

Avant, on estimait que le processus d’embauche durait en moyenne 22 jours. Avec un logiciel de recrutement, cette durée diminue considérablement.

De plus, toutes les informations sur vos recrutements sont centralisées et disponibles sur une seule plateforme. Vos recruteurs auront accès aux KPI de recrutement, ce qui vous permet d’optimiser en permanence votre processus de recrutement.

Des recrutements plus précis et efficaces

Les premières étapes du recrutement (rédaction et diffusion de l’offre, collecte des candidatures et tri des candidats) sont traitées par le logiciel de recrutement. Le recruteur peut donc se concentrer sur l’évaluation des candidats sélectionnés par l’outil et choisi les candidatures les plus pertinentes pour l’entreprise.

En matière d’efficacité, un logiciel de recrutement peut devenir une « plateforme collaborative ». De ce fait, vous pouvez recruter en équipe et axer vos recrutements sur la communication entre les recruteurs et le partage d’avis. De plus, vous n’avez plus besoin d’imprimer un CV pour le montrer à vos collègues, toutes les ressources et informations sont partagées entre recruteurs sur la plateforme.

Comment choisir son ats recrutement ?

Ça y est ! Vous êtes convaincu de la nécessité d’un ATS pour gérer vos recrutements.

Cependant, certains points sont à prendre en compte pour bien choisir votre logiciel de recrutement.

Faites attention aux fonctionnalités essentielles

Nous avons déjà abordé le sujet un peu plus haut dans cet article. En plus des fonctionnalités de base, il convient d’avoir une solution qui correspond à vos attentes à travers de nombreuses fonctionnalités.

De ce fait, n’hésitez pas à examiner minutieusement l’ensemble des fonctionnalités comprises dans votre abonnement afin de vérifier que vous pourrez mener vos recrutements avec le bon outil.

Définir ses attentes et son budget

Tout d’abord, avant de choisir un logiciel de recrutement, il convient de savoir quelle utilisation vous en ferez. Chaque besoin doit correspondre à une fonction que le logiciel devra posséder. En effet, un recruteur peut utiliser un ATS recrutement pour diverses raisons. Faire une liste de vos besoins est donc essentiel pour déterminer les fonctionnalités que vous voulez pour votre outil.

Enfin, il faut établir un budget à allouer pour ce type d’outil. Pour cela, il vaut mieux comparer plusieurs packs et les fonctionnalités incluses pour choisir quel pack correspond à votre budget. Il faut aussi penser aux options vendues séparément et aux coûts d’hébergement des données et d’installation.

Opter pour une solution de recrutement ergonomique et esthétique

Le choix d’un logiciel de recrutement passe par ces deux points importants qui sont totalement dissociables. Un logiciel peut très bien être ergonomique mais pas esthétique et inversement.

Un logiciel ergonomique cherche à minimiser le nombre de clics pour l’utilisateur. L’objectif pour vos recruteurs est d’avoir accès aux informations voulues de manière efficace. Optez donc pour une solution qui présente les informations de façon claires et qui est facile de navigation.

Comme la solution est le plan de travail de vos recruteurs, il doit posséder des qualités esthétiques. En effet, pour faciliter la navigation et éviter de fatiguer vos recruteurs, le logiciel doit être agréable à regarder. Faites donc attention aux couleurs utilisées, aux typographies et à la taille des polices.

Un support client et une assistance technique

Un point très peu pris en considération lorsque vous choisissez un logiciel de recrutement mais qui est extrêmement important. Vos premières utilisations de la solution nécessiteront sûrement une assistance technique.

Il est donc essentiel d’être assuré que l’éditeur du logiciel propose une équipe compétente et disponible pour vous accompagner en cas de difficultés. Cependant, il faut bien faire attention que le support technique et l’assistance sont compris dans le forfait choisi.

Logiciel de recrutement gratuit : une bonne alternative pour la gestion des talents ?

Il existe quelques solutions permettant d’avoir un accès gratuit aux fonctionnalités d’un logiciel de recrutement. Ces outils sont des logiciels de gestion de CV en libre accès (open source) mais disponibles en version « payante » avec des fonctionnalités plus avancées. L’avantage de ce type de solution étant, bien évidemment, de posséder un outil gratuit pour la gestion des recrutements.

Cependant, les ATS recrutement gratuit ou open source ont pour principal inconvénient d’être très vite limités en matière de fonctionnalités. Ces solutions sont idéales si vos besoins en matière de recrutement sont moindres ou bien occasionnels.

Pour mener à bien les campagnes de recrutements et les relations sociales, il vaut mieux opter pour une solution plus professionnelle (et donc payante) qui intègre des fonctionnalités plus avancées pour mieux gérer l’ensemble des processus de recrutement. De plus, ces outils bénéficient d’une meilleure maintenance avec des mises à jour régulières.