Processus de recrutement : 9 étapes pour recruter sereinement vos collaborateurs
Moment incontournable dans la vie d’une entreprise, le recrutement désigne l’ensemble des actions mises en œuvre pour trouver le candidat qui correspond aux exigences d’une offre d’emploi pour un poste donné. Chaque recrutement donne lieu à un processus de recrutement, parcours emprunté par vos candidats tout au long de la période de recrutement. De nombreuses entreprises possèdent un processus déjà bien établi pour suivre leurs recrutements efficacement. Cependant, certaines étapes peuvent être optimisées pour avoir un processus de recrutement plus efficace et recruter les meilleurs talents.
Sommaire
- 1. Qu’est-ce qu’un processus de recrutement ? Définition processus de recrutement
- 2. Les enjeux du processus de recrutement
- 3. Les 9 étapes clés d’un processus de recrutement
- 3.1 Étape 1 : Définir en amont votre besoin d’embauche
- 3.2 Étape 2 : Préparer votre stratégie de recrutement
- 3.3 Étape 3 : Rédiger et diffuser une offre d’emploi attractive
- 3.4 Étape 4 : Développer votre attractivité en ligne
- 3.5 Étape 5 : Trier les candidatures reçues
- 3.6 Étape 6 : Planifier et préparer vos entretiens d’embauche avec vos talents
- 3.7 Étape 7 : Rencontrer les candidats
- 3.8 Étape 8 : Sélectionner le candidat
- 3.9 Étape 9 : Préparer l’onboarding du nouveau collaborateur
- 4. Comment améliorer son processus de recrutement et bien recruter ?
Qu’est-ce qu’un processus de recrutement ? Définition processus de recrutement
Un processus de recrutement est une séquence de tâches et d’actions qui permet de recruter un candidat répondant aux exigences d’un poste vacant dans l’entreprise. Quand on parle de processus de recrutement, on évoque davantage les décisions, actions et validations qui conduisent, au final, à un bon recrutement au sein de l’entreprise.
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Chaque recrutement possède son processus de recrutement. C’est une sorte de feuille de route qui vous empêche de vous demander « comment faire ? » à chaque fois que vous devez recruter un nouveau collaborateur. Un bon processus de recrutement est donc documenté et partagé entre tous les RH d’une même entreprise afin d’éviter des savoirs détenus par un petit groupe de personnes. Il permet notamment de mener de bonnes campagnes de recrutement.
Les enjeux du processus de recrutement
Un processus de recrutement sur plusieurs enjeux RH. Ces enjeux sont autant importants pour l’employeur/entreprise que pour le futur employé/candidat même si ces derniers diffèrent en quelques points.
Pour l’entreprise
Le recrutement de nouveaux collaborateurs est un enjeu stratégique de première importance pour une entreprise. En effet, il s’agit de trouver des personnes possédant des compétences techniques et comportementales nécessaires pour accompagner l’entreprise dans sa croissance et lui permettre d’atteindre ses objectifs. De plus, chaque salarié contribue à la création d’une image de l’entreprise. À travers des interactions extérieures avec les clients, partenaires ou encore fournisseurs, un collaborateur bien choisi renvoie une image bénéfique de votre entreprise, contribuant ainsi à sa bonne notoriété. Enfin, un processus de recrutement permet de sélectionner le meilleur talent avec justesse et transparence. Il permet également à l’entreprise d’avoir un aperçu de la qualité de son image et de sa marque employeur.
Pour le candidat
Les enjeux du processus de recrutement pour le candidat sont également nombreux. Dans un premier temps, le candidat va déterminer si le poste proposé et la culture de l’entreprise lui conviennent. Au-delà du fait d’être attiré par les missions ou bien le salaire proposé, le candidat va chercher des informations sur les activités quotidiennes de l’entreprise et l’environnement de travail. Si l’image que votre entreprise renvoie l’intéresse, il sera alors plus enclin à s’y projeter et à choisir votre entreprise comme futur emploi. Dans un deuxième temps, le processus de recrutement donne un aperçu à votre candidat de son expérience collaborateur par l’intermédiaire de l’expérience candidat. Si cette dernière est négative ou source de frustration pour vos candidats, il y a peu de chance qu’ils décident de rejoindre votre entreprise.
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Les 9 étapes clés d’un processus de recrutement
Dans le but de vous aider à mieux structurer votre processus de recrutement et de passer par les étapes classiques et « incontournables » de vos recrutements, nous vous proposons 9 étapes importantes que vous pouvez optimiser à votre guise.
Étape 1 : Définir en amont votre besoin d’embauche
C’est le point de départ de tout bon processus RH d’une entreprise : la réflexion autour des objectifs visés par l’entreprise. En effet, tout processus de recrutement doit démarrer par une analyse précise des besoins en recrutement. Pour ce faire, vos équipes RH sont chargées de recueillir les besoins métier auprès du manager de l’équipe ou bien la direction. Le but ici est d’identifier les raisons pour lesquelles un recrutement est nécessaire. Est-ce une création de poste ? Un remplacement suite à un départ ou d’une mobilité interne ?
Une fois les raisons du recrutement trouvées, il faut préciser les missions et compétences techniques et comportementales que le futur candidat idéal devra posséder. Savoir les tâches associées, leurs fréquences ainsi que le niveau de responsabilité autour du poste est nécessaire pour affiner par la suite votre processus et trouver le meilleur candidat. En d’autres termes, vous devez définir le profil idéal de votre futur candidat, ses compétences, ses diplômes et qualifications. Toutes les informations récoltées dans cette phase serviront pour la description de poste.
Étape 2 : Préparer votre stratégie de recrutement
Maintenant que vous avez défini vote besoin d’embauche, il vous faut mettre en place une stratégie de recrutement. L’objectif est d’envisager toutes les démarches et méthodes possibles pour réussir votre recrutement. Vous devez donc planifier le processus de recrutement de façon que les objectifs puissent être atteints. De même, vous devez anticiper les imprévus les plus probables susceptibles d’arriver afin d’y répondre le plus rapidement et efficacement possible. Pour préparer au mieux votre stratégie de recrutement, voici quelques questions que vous pouvez vous poser :
- Quels sont les délais de recrutement ? Le poste est à pourvoir pour quand idéalement ?
- Quels sont les outils qui sont à votre disposition ? Sont-ils satisfaisants ?
- Un recrutement interne peut être envisagé ? Ou bien un programme de cooptation ?
- Combien de candidats pourriez-vous rencontrer ? Sur une période de combien de jours ?
- Combien d’entretiens seront nécessaires au minimum avant de prendre une décision ? Quelles techniques d’entretien conviennent pour ce recrutement (entretien téléphonique, en présentiel, entretien virtuel, etc.) ?
- Est-il nécessaire de faire appel à des prestataires externes (agence de recrutement, chasseur de têtes, etc.) ?
Étape 3 : Rédiger et diffuser une offre d’emploi attractive
Pour informer le monde que vous recrutez, il faut rédiger une offre d’emploi attractive ! Cette étape de votre processus de recrutement mérite toute votre attention, surtout si vous désirez attirer des professionnels motivés et qualifiés pour votre offre. Quelques conseils en vrac pour optimiser votre annonce de recrutement et être assuré d’attirer l’attention de candidats potentiels :
- Mettez en avant un titre explicite et précis : pour être sûr d’attirer les bons candidats, optez pour un titre court, mais précis. De plus, utilisez des mots-clés connus ou encore techniques susceptibles d’amener les candidats les plus sérieux ;
- Décrivez de façon détaillée le poste : pour éviter l’indifférence de vos candidats potentiels face à un manque d’information. Pensez à mentionner ce que vous recherchez, niveau d’expérience requis, les missions à accomplir, l’environnement de travail et l’équipe que votre future recrue intégrera. De manière générale, veillez à clarifier les informations importantes dans la description ;
- Mentionnez le salaire proposé : c’est sans doute l’information la plus attendue des candidats. Inclure le salaire dans la fiche de poste, c’est éviter de frustrer les candidats et d’écarter ceux aux attentes un peu trop disproportionnées ;
- Structurez le contenu de votre annonce : dans un souci de clarté et de lisibilité, aérez votre espace pour rendre la lecture plus agréable (listes à puces, sauts de ligne, etc.) ;
- Ajoutez du contenu interactif : images, photos, vidéos… Essayez si possible d’ajouter du contenu interactif à l’attention de vos candidats. Les candidats potentiels passeront plus de temps sur une annonce de recrutement possédant ce type de contenu.
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Étape 4 : Développer votre attractivité en ligne
Aujourd’hui, un recruteur ne peut plus se contenter d’attendre des candidatures à une offre d’emploi publiée. En effet, il faut communiquer activement sur vos offres à pourvoir et votre marque employeur dans le but de rendre votre entreprise plus attractive aux yeux des candidats. En travaillant sur vos canaux de communication en ligne (réseaux sociaux, site web, etc.), vous donnerez plus de visibilité à vos offres auprès de vos candidats cibles et réussirez à les convaincre de venir postuler chez vous ! Pour développer votre attractivité RH, vous pouvez mettre en place un plan de marketing de recrutement. Pour ce faire, voici quelques idées pour bien commencer :
- Valorisez la page carrière de votre site internet : elle doit être attrayante, refléter votre marque employeur et présenter efficacement vos annonces de recrutement. Si certaines de vos annonces sont urgentes, vous pouvez choisir de les mettre en avant ;
- Demandez à vos anciens collaborateurs de noter leur expérience chez vous lorsqu’ils s’en vont sur des sites spécialisés (Glassdoor). N’hésitez pas aussi à répondre aux commentaires de vos anciens salariés, que ces derniers soient bons ou mauvais ;
- Proposez un contenu de qualité sur vos réseaux sociaux qui reflète l’ambiance de votre entreprise.
Étape 5 : Trier les candidatures reçues
Suite à la publication de votre annonce de recrutement et de votre travail sur votre marque employeur en ligne, vous avez reçu de nombreuses candidatures. Il est donc venu le moment de trier les candidatures reçues et de déterminer les profils les plus intéressants pour un entretien d’embauche. Heureusement pour vous, certains logiciels peuvent vous aider à trouver les meilleurs talents !
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En effet, au lieu de trier manuellement les centaines de CV que vous avez reçus, votre logiciel de recrutement vous déleste de cette tâche et vous fait gagner de précieuses heures ! De plus, ces logiciels offrent certains avantages pour vos services RH tels que :
- La réception automatique des candidatures reçues de votre page carrière ou jobboards et leur intégration dans votre CVthèque ;
- La possibilité de mettre en place des options de filtrage avancées et la création de profils candidat pour vous permettre de traiter de nombreuses candidatures en quelques clics.
Étape 6 : Planifier et préparer vos entretiens d’embauche avec vos talents
Grâce à votre logiciel de recrutement et votre expérience RH, vous avez sélectionné une poignée des meilleurs profils pour passer des entretiens d’embauche. Si vous gérez actuellement un recrutement massif, ou si vous devez mener plusieurs campagnes de recrutement en simultané, la préparation et la gestion des entretiens d’embauche s’avèrent être des défis stratégiques. En effet, vous devez prendre en compte votre agenda et celui de vos équipes de recrutement, mais aussi et surtout les disponibilités des candidats. Un travail d’organisation important est donc nécessaire. Pour vous aider à organiser les futurs entretiens, plusieurs solutions peuvent être envisagées :
- Une messagerie intelligente pour convier vos candidats, créer de l’engagement et conserver un historique des communications ;
- Des templates d’e-mails personnalisés pour une meilleure gestion de votre marque employeur ;
- Des outils de visioconférence (Zoom, Google Meet) pour des entretiens d’embauche à distance. Vous pouvez aussi opter pour une solution intégrée dans votre logiciel de recrutement (ScopVisio) ;
- Un outil de synchronisation des agendas de vos équipes RH afin de faciliter la planification des entretiens.
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Étape 7 : Rencontrer les candidats
Les entretiens d’embauche sont planifiés et l’heure des premiers rendez-vous approche ! Vous allez bientôt rencontrer vos candidats. Bien que les relations humaines soient un pilier fort de la fonction RH, mener des entretiens d’embauche n’est pas aussi évident qu’il n’y paraît. En effet, vous devez garder en tête des éléments concrets et tangibles et ne pas retenir uniquement ceux qui sont plus à l’aise durant l’entretien. De plus, vous devez éviter certains biais de recrutement (effet de récence, effet de halo, biais de confirmation et perception sélective) et de promouvoir la diversité au sein de votre entreprise. Vous éviterez ainsi les « candidats clones » et pourrez construire un environnement de travail plus hétérogène. Enfin, accordez une grande importance aux questions que vous comptez poser. En effet, ces questions guident l’entretien autour d’une trame permettant de connaître votre candidat, ses ambitions personnelles et professionnelles, ses expériences ou encore ses compétences. Le but étant de déterminer si le candidat auditionné correspond aux attentes du poste et est en adéquation avec la culture de l’entreprise. Pour des questions plus ciblées et pertinentes, pensez à adapter les questions en fonction du poste à pourvoir et à les formuler de manière originale.
Étape 8 : Sélectionner le candidat
À la suite des phases d’entretiens, vous savez maintenant quel candidat vous souhaitez embaucher. Mais avant de faire une proposition d’emploi et dans le but d’éviter tout malentendu ou mauvaise surprise, organisez un court échange téléphonique pour valider la motivation du candidat et ses prétentions salariales. Il serait fâcheux à ce stade de passer à côté d’un talent en adéquation avec le poste pour des questions qui n’ont pas été posées en amont ! Si la proposition est acceptée, vous pouvez commencer à travailler sur des documents légaux pour assurer la prise de poste prochaine (promesse d’embauche, signature contrat de travail). De plus, n’hésitez pas à prévenir les autres candidats non-retenus et de leur faire quelques retours afin d’expliquer votre choix. Dans le cas contraire, vous pouvez choisir de contacter un autre candidat intéressant pour lui proposer le poste. Enfin, dans votre proposition d’embauche, n’hésitez pas à montrer à votre future recrue que sa présence est attendue par un petit mot de bienvenue de sa future équipe ou de son manager !
Étape 9 : Préparer l’onboarding du nouveau collaborateur
Le candidat choisi a accepté votre proposition d’emploi. Félicitations ! Cependant, le processus de recrutement n’est pas encore tout à fait terminé. En effet, le défi de vos équipes de recrutement, avant toute déclaration préalable, va être de préparer au mieux l’arrivée du nouveau collaborateur et son intégration progressive dans votre entreprise.
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Pour vous aider à bien accueillir votre nouveau collaborateur, voici quelques conseils à appliquer en fonction de la phase d’onboarding :
- Pre-onboarding
- Avertir vos équipes de l’arrivée de la future recrue et la présenter ;
- Clôturer son dossier administratif ;
- Préparer son bureau et son équipement de travail complet ;
- Assigner un parrain ou une marraine.
- Onboarding
- Accueillir le salarié avec bienveillance ;
- Fournir toutes les informations utiles à l’entreprise ou la prise de poste ;
- Confier des tâches concrètes dès son jour d’intégration ;
- Recueillir les premiers retours à la fin de la journée.
- Post-onboarding
- Suivre régulièrement la progression dans le parcours d’intégration ;
- Inviter le nouvel arrivant à soumettre un rapport d’étonnement.
Comment améliorer son processus de recrutement et bien recruter ?
Bien que vous respectiez à la lettre les 9 étapes citées plus haut, il se peut que votre processus ne soit pas aussi performant qu’il devrait l’être. Pour optimiser votre processus et être assuré de bien recruter, nous vous donnons quelques conseils supplémentaires pour bien définir votre processus de recrutement.
Découper en séquences les phases de votre processus de recrutement
Rappelez-vous : un processus de recrutement est une séquence d’actions qui mène au recrutement d’un nouveau collaborateur. De plus, il existe plusieurs phases dans un recrutement (l’identification des besoins recrutement, la création d’une offre, sa promotion, le filtrage des candidats, les entretiens, etc.). Chaque phase peut se décomposer en une série de tâches afin d’être mené à bien. Pour chaque série de tâches, déterminez les outils utilisés, les méthodes de recrutement (canaux de sourcing, cooptation, etc.) et une personne responsable pour mener ces tâches. Pour vous aider à définir un processus de recrutement performant, vous devez donc vous poser ces questions :
- Combien de phases comporte mon recrutement ? Quelles séries de tâches vont devoir être prévues ?
- Qui est impliqué dans cette séquence et à quel moment ?
- Quels sont les outils à utiliser et pour quelle finalité ?
Choisir les meilleurs outils pour optimiser votre processus de recrutement
Pour un processus de recrutement riche, complet et surtout optimisé, il est nécessaire d’utiliser des outils pour recruter. L’intérêt principal de ces outils est de vous faire gagner du temps tout en restant efficace et informé lors de votre sélection du profil recherché. Un des outils clés pour vos recrutements est l’ATS. C’est en quelque sorte le cœur du réacteur que représente votre processus de recrutement. Plus ou moins complexe selon les solutions proposées, un ATS recrutement SaaS accélère le flux des communications et des données afin d’optimiser de A à Z vos recrutements :
- Concevoir des parcours candidats sur mesure ;
- Importer des candidatures depuis différentes sources d’acquisition (site carrière, candidature spontanée, jobboards, etc.) ;
- Multidiffuser une fiche de poste pour augmenter votre visibilité ;
- Assurer le parsing des CV et offrir un filtrage efficace pour trouver les meilleures compétences ;
- Envoyer des mails et SMS personnalisés aux candidats pour gagner du temps ;
- Créer des tâches et des rappels pour chaque recrutement ;
- Organiser un créneau d’entretien d’embauche en quelques clics ;
- Solliciter les managers afin d’avoir leurs avis sur un profil spécifique ;
- Mener des entretiens vidéo en direct afin de gagner du temps sur le processus de recrutement ;
- Créer et diffuser des tests de recrutement pour avoir un aperçu des compétences réelles des candidats ;
- Et bien d’autres encore…
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Tester le processus et le corriger
Posséder un processus de recrutement performant sur le papier, c’est bien. Mais ce dernier n’est utile qu’une fois confronté à la réalité du terrain. Pour cela, vous devez tester votre nouveau processus de recrutement pour certains de vos recrutements. Bien évidemment, il risque d’y avoir quelques erreurs dans ce processus, mais ce n’est pas dommageable. En effet, il faut qu’il soit dans un premier temps fonctionnel, efficace et facile à comprendre par vos équipes de recrutement. Il n’a pas à être parfait, dès le début ! Une fois confronté aux premières difficultés, vous pourrez le mettre à jour rapidement pour rectifier le tir et optimiser votre processus. Vous avez du mal à solliciter un manager pour une question de recrutement ? Alors organisez des entretiens vidéo à distance pour gagner du temps et s’affranchir des contraintes géographiques. Vous perdez du temps à copier-coller vos fiches de poste sur différents jobboards ? Utilisez la fonctionnalité de multidiffusion de vos offres en 1 clic à partir de votre logiciel de recrutement ! Tous ces petits ajustements optimiseront votre processus de recrutement et sa mise en place dans votre stratégie de recrutement. Ainsi, vous vous approchez de la perfection tout en restant réaliste.
Identifier les points bloquants pour une meilleure expérience
Dans le but d’offrir à vos candidats une expérience positive dans votre processus de recrutement, il est nécessaire de prendre sa place et d’analyser, objectivement, les points de blocage ou de friction. Absence d’accusé de réception d’une candidature, aucune information sur le suivi de la candidature, documents redemandés en double, liens pointant vers des pages inexistantes, etc. Partez du principe que chaque problème et friction dans votre processus entraînent des frustrations pouvant entacher votre expérience candidat !
En définitive, un processus de recrutement est bien plus qu’un outil pour vos campagnes de recrutement ou une « carte de route RH ». En effet, c’est un tout qui évolue avec le temps en fonction des attentes des candidats, des nouvelles pratiques RH, des procédures de recrutement et des changements d’organisation. Votre processus mis en place et intégré, il pourra être techniquement optimisé et structuré sur le long terme grâce à un ATS recrutement. De quoi vous aider à recruter plus rapidement et plus efficacement la perle rare, pour chacun de vos recrutements !