Rédiger un mail de refus de candidature bienveillant
Le plus grand reproche fait par les candidats aux recruteurs est l’absence de réponse de candidature personnalisée et citée. En tant que recruteur, vous avez la lourde tâche d’annoncer à un candidat qu’il n’a pas été retenu pour un poste visé. Cette tâche, bien qu’inconfortable d’un point de vue humain et parfois chronophage, nécessite beaucoup de bienveillance et d’humanité. Cependant, il ne suffit pas uniquement de dire non : vous devez leur expliquer les raisons de votre refus le tout, avec tact et compassion. L’écriture du mail de refus de candidature est un exercice compliqué, mais vital pour une expérience candidat réussie et une marque employeur optimale. On vous donne tous les bons conseils et modèles de mail de refus de candidature pour répondre poliment à cette étape délicate !
Sommaire
- 1. Quand est-il nécessaire de refuser une proposition d’un candidat ?
- 2. Pourquoi est-ce si important de répondre aux candidats ?
- 3. Comment écrire un message de refus de candidature ? Modèle et exemples de refus de candidature
- 4. Comment justifier un refus de candidature ?
- 4.1 Le candidat ne correspond pas à la fiche de poste
- 4.2 Un autre candidat a été retenu
- 4.3 Le candidat manque de motivation en entretien d’embauche
- 4.4 Un test de recrutement raté
- 4.5 Les valeurs du candidat ne correspondent pas à celles de l’entreprise
- 4.6 Des prétentions salariales trop élevées
- 4.7 Le candidat ne se démarque pas
- 5. Les raisons interdites pour refuser une candidature
- 6. Comment annoncer un refus de candidature par téléphone ?
Quand est-il nécessaire de refuser une proposition d’un candidat ?
Le mail de refus de candidature peut être envoyé par le recruteur tout au long du processus de recrutement. De manière générale, l’envoi d’un mail de refus de candidature peut être envoyé suite à :
- L’étude du CV et de la lettre de motivation du candidat ;
- L’entretien d’embauche.
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Pourquoi est-ce si important de répondre aux candidats ?
Pour un candidat, envoyer son CV et sa lettre de motivation à une entreprise demande du temps et un certain investissement. De ce fait et pour renvoyer au candidat une bonne image de votre entreprise malgré le refus, vous devez envoyer une réponse personnalisée et donnant les raisons précises de votre refus. Aujourd’hui, on estime que 64% des candidatures demeurent sans réponse (étude RegionsJob 2019). De plus, 7% des candidats reçoivent une réponse 3 semaines après l’envoi de leur candidature. Souvent, ce n’est pas par manque de volonté des recruteurs, mais d’un ensemble d’événements comme par exemple :
- Une création de postes retardée ;
- Un problème dans la prise de décision ;
- Des complications budgétaires ;
- Trop de personnes impliquées dans la décision finale ;
- Un recrutement interne qui remet en cause l’utilité d’un recrutement externe.
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Comment écrire un message de refus de candidature ? Modèle et exemples de refus de candidature
Généralement, votre processus de recrutement constitue le premier point de contact entre vos candidats et votre entreprise. Présenter un processus clair, simple et soigné est nécessaire pour donner une belle image de votre entreprise à tous les candidats, qu’ils soient embauchés ou non. C’est votre marque employeur qui est en jeu.
En tant que recruteur, vous êtes le garant de la bonne gestion des candidats. Et cela passe par le fait de prendre le temps pour envoyer un mail de refus de candidature bien formulé. Vous montrerez de la considération envers les personnes qui s’intéressent à votre entreprise et qui auraient pu être l’un de vos collaborateurs. Il peut être délicat d’exposer les raisons du refus. Cependant, cela est une aide précieuse pour vos candidats qui en ressortent grandis de cette expérience et bénéficient de piste d’amélioration. Il en est de votre ressort de formuler le motif du refus avec respect et bienveillance, sans allusion à un motif discriminatoire. Il n’y a pas de modèle type de refus de candidature. Toutefois, nous vous proposons quelques exemples ci-dessous à adapter selon les situations.
Mail de refus de candidature standard
Bonjour Monsieur X, Madame Y, Nous vous remercions pour votre candidature pour le poste [NOM DU POSTE] et l’intérêt que vous portez à [NOM DE VOTRE ENTREPRISE]. Nous avons étudié votre candidature avec attention en considérant votre expérience d’une part et vos aspirations professionnelles d’autre part. À ce jour, nous ne sommes malheureusement pas en mesure d’y donner une suite favorable. Nous conservons précieusement votre CV dans notre base de données dans l’hypothèse où un poste plus en adéquation avec vos compétences verrait le jour. Nous aurons donc, à l’avenir, peut-être à nouveau l’occasion d’échanger. Dans tous les cas, nous espérons que votre recherche vous amènera à trouver un poste et une entreprise qui correspondent à vos aspirations. Cordialement, [SIGNATURE]
Mail de refus de candidature suite à un entretien d’embauche
Bonjour [Monsieur X, Madame Y], J’espère que vous allez bien. J’aimerais, dans un premier temps, vous remercier pour la qualité de nos échanges lors de votre entretien d’embauche. En effet, votre parcours est très intéressant et je vous remercie d’avoir pris le temps de partager vos expériences avec moi. Malheureusement, à la vue des requêtes et spécificités que vous avez exigées lors de l’entretien comme [préciser la nature des requêtes et demandes], je crains que nous ne soyons pas en mesure d’accéder à vos requêtes. Je vous informe donc que votre profil n’a pas été retenu pour le poste. Je suis entièrement disponible pour en discuter avec vous par téléphone plus en détail si vous le souhaitez. Dans tous les cas, votre parcours et vos expériences professionnelles sont très intéressants. Je ne me fais donc aucun souci pour vous et je suis persuadé que vous trouverez une entreprise qui répondra à vos attentes. Je garde votre contact au cas où la politique de l’entreprise changerait. Bonne continuation et à bientôt peut-être, [SIGNATURE]
Mail de refus de candidature stage & alternance
Bonjour [Prénom du candidat], J’espère que tu vas bien. Je tiens tout d’abord à te remercier pour ta candidature à notre offre d’alternance et pour l’intérêt que tu portes à [Nom de l’entreprise]. J’ai bien étudié ton profil et malheureusement, tu ne possèdes pas les compétences nécessaires dont nous avons besoin pour ce poste. En effet, il te manque des compétences en [préciser compétence] et en [préciser compétence] pour remplir au mieux les missions du poste. Ton profil reste cependant très intéressant ! Je suis persuadé que tu finiras par trouver le stage/l’alternance qui te permettra d’évoluer. Nous sommes impatients de revoir ta candidature dans quelques années ! [SIGNATURE]
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Comment justifier un refus de candidature ?
Dans le domaine du recrutement, chaque refus de candidature doit être motivé et justifié auprès du candidat. En effet, en tant que recruteur, vous devez répondre à certaines obligations légales de transparence et d’éthique. Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques exemples de raisons valables pour justifier un refus de candidature.
Le candidat ne correspond pas à la fiche de poste
En amont de la rédaction de votre offre d’emploi, vous avez établi les caractéristiques idéales de votre futur candidat. Concrètement, vous avez établi les compétences, les savoirs-êtres et savoirs-faires que votre futur employé devra posséder. Selon vos besoins RH et votre degré d’exigence, vous pouvez refuser un candidat qui ne possède pas les critères voulus. C’est la raison pour laquelle on vous recommande de bien prendre le temps de rédiger votre annonce de recrutement et de bien mettre par écrit ce que vous recherchez.
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Un autre candidat a été retenu
Lorsqu’il ne reste qu’une poignée de candidats à la fin de votre processus de recrutement, il faut faire des choix. Bien que votre candidat ait coché toutes les cases et possède toutes les compétences demandées, il se peut que vous deviez en choisir un autre pour devenir votre collaborateur. Il faut donc expliquer aux candidats non retenus les raisons concrètes de votre choix et les points d’amélioration pour maximiser leurs chances d’être sélectionné à l’avenir. Dans certains cas, vous devrez traiter des candidatures spontanées alors que vous n’avez pas de besoin en recrutement. Dans ces cas-là, vous devez répondre aux candidats que vous ne recherchez pas de profil correspondant à leurs profils. Cependant, si le profil est intéressant, vous pouvez les conserver dans votre vivier de candidature pour de futurs recrutements éventuels.
Le candidat manque de motivation en entretien d’embauche
Lors de l’entretien d’embauche, vous remarquez que le candidat semble mou, n’a rien préparé, ne sait pas ce que votre entreprise propose et n’a pas l’impression de vouloir intégrer vos rangs. Concrètement, la sauce ne prend pas et l’alchimie n’est pas présente. Ces intuitions de recruteur sont rarement bons signes et justifient de refuser la candidature. Cependant, assurez-vous d’avoir laissé le candidat s’exprimer librement en entretien et que vous lui ayez bien présenté l’entreprise et les attentes autour du poste.
Un test de recrutement raté
Pour certains postes techniques, il se peut que vous ayez besoin de tester les candidats. Le but étant de savoir s’ils possèdent les compétences requises et de filtrer vos candidats en ne gardant que les meilleurs. Tests de personnalité, psychotechniques, exercices pratiques ou de culture générale… Échouer à un examen est un motif valable de refus de candidature.
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Les valeurs du candidat ne correspondent pas à celles de l’entreprise
En tant que recruteur, vous devez scanner vos candidats lors d’un entretien d’embauche. Outre le langage corporel et ce que les candidats disent, vous devez savoir lire entre les lignes. Le fait d’aller au-delà des paroles vous permettra de comprendre la mentalité et les valeurs de votre candidat. Et parfois, vous aurez le sentiment d’avoir identifié des attitudes, des raisonnements ou encore des traits de personnalité qui ne corresponde pas à celles de votre entreprise. Refuser un candidat pour ce motif est valable et a ses avantages. En effet, vous épargnez à votre collaborateur une intégration difficile et à votre entreprise une erreur de recrutement qui peut être critique selon les attentes du poste.
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Des prétentions salariales trop élevées
En tant que recruteur, vous avez reçu des directives plus ou moins claires sur le budget de recrutement. Il arrive parfois que votre candidat possède des prétentions salariales qui dépassent le budget prévu. Quand cela arrive, deux choix s’offrent à vous :
- Négocier avec la direction pour augmenter légèrement le budget si le candidat répond parfaitement à vos attentes et que sa candidature s’est démarquée ;
- Négocier avec le candidat en mettant en avant les avantages de votre entreprise, primes, etc.
Le candidat ne se démarque pas
Si vous avez un choix à faire entre des candidats possédant des profils et compétences similaires, l’originalité de la candidature peut faire basculer votre choix. Si un candidat s’est bien démarqué durant tout votre processus de recrutement, vous pouvez déjà compter sur sa motivation à devenir votre collaborateur.
Les raisons interdites pour refuser une candidature
L’article L1132-1 du Code du Travail énumère quelques motifs interdits par la loi pour justifier un refus de candidature. Concrètement, toute discrimination (âge, sexe, origine ethnique, orientation sexuelle, handicap, orientation politique, religion, activité syndicale, grossesse, etc.) est interdite et ne justifie en aucun cas un refus de candidature. Tout auteur de discrimination à l’embauche encourt à :
- Une sanction disciplinaire du salarié coupable de l’entreprise ;
- 45 000€ d’amende et d’une peine de prison pouvant aller jusqu’à 3 ans.
Comment annoncer un refus de candidature par téléphone ?
Bien qu’il soit plus pratique d’envoyer un mail de refus de candidature, certains cas exigent que le refus se fasse par téléphone. C’est le cas si vous avez déjà reçu le candidat en entretien d’embauche par exemple. Certes, cet entretien téléphonique risque d’être embarrassant. Mais d’un autre côté, vous montrez des sentiments respectueux aux candidats non retenus et pouvez davantage développer le retour constructif et les qualités personnelles que vous avez vus en eux. Pour cela, appelez la personne pendant les heures normales de bureau afin de ne pas la déranger en soirée ou pendant la pause de midi. Concernant la pratique, cet échange téléphonique doit être court (environ 5 minutes) et constructif sur vos raisons du rejet. Ensuite, répondez aux questions de votre candidat. Est-ce dû à un manque de compétence ? Son expérience professionnelle est insuffisante ? A-t-il besoin de conseils supplémentaires pour mieux gérer un entretien ? Pour conclure cet appel, mentionnez les points forts spécifiques et les qualités du candidat. Qu’ils soient relationnels ou professionnels, ces atouts permettront au candidat de savoir quelle carte jouer pour ces prochains essais.
Envoyer un mail de refus de candidature n’est pas une tâche agréable. Pourtant, elle demeure le meilleur moyen pour clore le processus de recrutement des candidats non retenus et pour les aider à s’améliorer. De plus, un mail de refus de candidature professionnel et bienveillant renvoie une image positive de votre entreprise aux yeux des candidats qui seront plus à l’aise à postuler de nouveau chez vous.
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