Prise de référence : quelles sont les meilleures pratiques à mettre en place ?

6 septembre 2022 | Marque employeur

La prise de référence est une étape délicate du processus de recrutement. Cependant, c’est une étape incontournable dans l’aide à la prise d’une décision finale pour les recruteurs, chasseurs de têtes ou consultant RH. En effet, si vous êtes recruteur, vous avez sûrement déjà eu recours à la prise de référence pour départager des candidats et choisir celui qui occupera le poste à pourvoir.

Cependant, le processus de prise de référence est bien souvent bâclé par les recruteurs alors que c’est une aide précieuse pour choisir le meilleur talent. De plus, comme tout processus, un travail d’optimisation peut être effectué afin de gagner en efficacité et de bien choisir les références à interroger et les questions pertinentes à poser.

Sommaire

La prise de références : définition

La prise de référence est une des étapes du processus de recrutement et consiste à prendre contact avec les anciens employeurs de vos candidats afin de vérifier les informations du CV ou bien d’avoir des informations supplémentaires. Cette prise de contact peut se faire par mail ou par un court échange téléphonique avec l’ancienne entreprise du candidat et est constituée de plusieurs questions ouvertes pour se renseigner sur le candidat, son parcours, ses missions effectuées et les compétences réelles.

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De manière générale, à l’issue de ce contrôle, vous serez apte à savoir si le candidat répond aux besoins de l’offre et s’il s’intégrera correctement en entreprise.

Pourquoi demander des références professionnelles ? L’intérêt de la prise de référence

L’intérêt de la prise de référence est double pour les recruteurs. D’un côté, en vérifiant les informations renseignées sur le CV ou durant un entretien d’embauche, vous pouvez évaluer l’honnêteté du candidat. En effet, si les missions renseignées sur le CV ne sont pas en accord avec les missions réelles de son ancien poste, vous pouvez remettre en cause les dires de votre candidat. De la même manière, un candidat qui gonfle artificiellement ses résultats et exploits en entretien pourrait être démasqué de cette manière !
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D’un autre côté, la prise de référence permet de mieux connaître votre candidat sur son lieu de travail. Esprit d’équipe, capacité d’adaptation et d’intégration, relations avec les collègues… Tant de savoir-être qu’on ne perçoit pas systématique lors du processus de recrutement. Enfin, la prise de référence permet de savoir si le candidat est resté en bons termes avec ses anciennes entreprises.

Que dit la loi française par rapport à la prise de référence ? Prise de référence et droit du travail

La prise de référence est un processus utile pour les recruteurs, mais très encadré par le Code du Travail. Les articles L.1221-6, L.1221-8 et L.1221-9 du Code du Travail établissent les règles principales à respecter lorsque vous contactez un ancien employeur de votre candidat.

Vous devez obtenir le consentement du candidat en amont

Vous ne pouvez pas simplement reprendre les informations contenues dans le CV de votre candidat et d’appeler ses anciens employeurs. En effet, vous devez, dans un premier temps, demander l’autorisation à votre candidat. Le processus de la prise de référence ne peut être effectué qu’après l’accord du candidat en amont.

Bien évidemment, si votre candidat refuse que vous contactiez ses anciens employeurs, vous n’êtes pas autorisé à le faire. À l’inverse, si votre candidat accepte, vous pouvez entamer le processus de la prise de référence sans craindre d’éventuels problèmes légaux. Petit conseil supplémentaire pour vous éviter des sanctions judiciaires : privilégiez le support écrit et signé dans lequel votre candidat vous autorise la prise de ses références. Vous serez ainsi protégé aux yeux du Code du Travail.

Si vous ne respectez pas l’autorisation de votre candidat ou si vous outrepassez son consentement, ce dernier peut vous dénoncer à la CNIL ou vous poursuivre devant le conseil des Prud’hommes.

Les questions sur la vie privée du candidat sont interdites

À l’instar d’un entretien d’embauche, vous avez l’interdiction formelle de poser des questions de l’ordre du privé sur votre candidat lors d’une prise de référence. En effet, les questions posées à l’ancien employeur doivent uniquement vous permettre de vérifier la capacité de votre candidat à occuper le poste à pourvoir.

Les questions d’ordre privé (état de santé, orientation sexuelle, conviction religieuse, situation familiale, orientation politique, etc.) ne reflètent pas les compétences du candidat ni ses savoirs-êtres en entreprise. De ce fait, elles sont prohibées. Pour avoir une liste non-exhaustive des questions que vous pouvez poser pour une prise de références, n’hésitez pas à continuer la lecture de cet article !

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Comment préparer en amont et faire sa prise de référence ?

Comme chaque étape de votre processus de recrutement, vous devez préparer en amont votre prise de référence. Pour une préparation de prise de référence optimale, voici quelques conseils nécessaires à connaître et à appliquer.

Quand la prise de référence doit-elle s’effectuer dans mon processus de recrutement ?

Gardez en tête que le but de cette prise de référence est non pas de piéger votre candidat, mais de valider les informations que ce dernier vous a fournies. Elle permet donc de sécuriser le recrutement et s’effectue en général, vers la fin du processus global du recrutement après l’analyse du CV et l’entretien d’embauche.

Comment cibler les référents ?

Idéalement, prenez contact avec un référent qui a travaillé directement avec le candidat. Vous trouverez des réponses plus pertinentes et concrètes auprès d’un supérieur direct du candidat que de son PDG. Un manager direct aura vu l’évolution de votre candidat et connaîtra les compétences réelles du candidat et ce dont il est capable.

Quelles questions poser pour une prise de référence ? Exemples de questions à poser aux référents

Dans le but de gagner du temps sur la préparation de votre prise de référence et d’éviter des sanctions juridiques pour des questions déplacées, nous vous proposons une liste non-exhaustive des questions légales à poser.

Vérifier les informations de base du candidat

  • Combien de temps le candidat est-il resté dans votre entreprise ?
  • Quelles sont les missions principales qui lui ont été confiées ?
  • Quel était son salaire ? D’autres avantages lui ont été accordés ?

Comprendre davantage votre candidat

  • Selon vous, quels sont ses atouts et ses faiblesses ?
  • Dans quel type d’environnement de travail le candidat est-il à même de s’épanouir selon vous ?
  • Y a-t-il une information importante à savoir sur le candidat ?
  • Quels conseils pouvez-vous donner pour la bonne intégration du candidat à l’entreprise?

Jauger le savoir-être du candidat

  • Comment évalueriez-vous les capacités de communication et d’écoute du candidat ?
  • Le candidat s’entendait-il bien avec ses collègues ? Son manager ?
  • Décririez-vous le candidat comme une personne fiable au quotidien ? Si non, pourquoi ?

Évaluer les performances du candidat

  • Quelles ont été les plus belles réussites du candidat au sein de votre entreprise ?
  • Le candidat respectait-il les délais imposés ?
  • Le candidat a-t-il apporté des résultats concluants ? A-t-il atteint des objectifs remarquables ?
  • Seriez-vous prêt à engager le candidat à nouveau ? Si oui/non, pourquoi ?
  • Les responsabilités du candidat ont-elles évolué avec le temps ? Comment ?
  • Avez-vous vécu le départ du candidat comme une perte pour votre entreprise ?

Les 6 bonnes pratiques pour une prise de référence efficace et réussie !

Maintenant que vous êtes familier avec le principe de la prise de référence, les objectifs de cette étape et les règles juridiques à respecter, nous pouvons aborder les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir votre prise de référence. En effet, la prise de référence est un art subtil qui permet de nouer un véritable échange avec votre interlocuteur s’il elle est réussie.

Évitez la prise de référence auprès de l’employeur actuel

Certains candidats entament un processus de recherche d’emploi en parallèle d’un emploi dans une entreprise actuelle. Ce type de démarche, pas toujours évidente selon la relation entre le candidat et son employeur, peut être faite en silence.

De ce fait, évitez de contacter l’employeur actuel du candidat pour votre prise de référence. En effet, si ce dernier n’était pas au courant des intentions de son employé de trouver un nouvel emploi, vous pouvez mettre en difficulté le candidat à son poste actuel. De plus, la relation entre vous et votre interlocuteur risque d’être tendue du fait que vous êtes tous les deux en compétition pour le candidat.

Si vous devez absolument parler à l’employeur actuel du candidat (premier emploi, candidat dans l’entreprise depuis plusieurs années, etc.), n’hésitez pas à demander à votre candidat si son employeur est au courant de sa démarche. Vous éviterez d’apporter des mauvaises surprises ou de créer des problèmes à votre candidat.

Réussir sa prise de référence : préparez vos questions en amont

Bien que certaines questions soient des incontournables de la prise de référence, il convient de préparer des questions adaptées en fonction du profil du candidat, de vos doutes ou des compétences essentielles que vous voulez vérifier. Quelles sont vos préoccupations par rapport aux candidats ? Quelles compétences/connaissances avez-vous besoin de vérifier auprès de son ancien employeur ?

La préparation des questions à poser aux anciens employeurs permet d’avoir une trame à suivre pour votre prise de référence. Les échanges n’en ressortiront que plus fluides et plus efficaces !

Prenez contact avec plusieurs anciens employeurs pour avoir plusieurs avis

Se fier à un seul jugement externe pour recruter un talent est très risqué ! Nous vous conseillons donc de réaliser plusieurs prises de références afin d’avoir des informations de sources différentes. Non seulement vous enrichissez votre prise de référence, mais vous pouvez comparer les avis et en faire ressortir le plus pertinent !

De plus, prenez des sources récentes. Ne faites pas appel à un employeur pour lequel votre candidat à travailler il y a 10 ans… Enfin, ne vous cantonnez pas uniquement aux employeurs pour votre prise de référence : demandez des témoignages des collègues, managers, formateurs, etc. Pour avoir un ensemble global de l’histoire professionnelle de votre candidat, n’hésitez pas à lui demander d’autres interlocuteurs intéressants pour faire valoir sa candidature.

Poser des questions ouvertes à vos interlocuteurs

Poser des questions ouvertes à votre interlocuteur permet à ce dernier de s’exprimer avec ses propres mots. Une question fermée génère ouvertement des réponses simples et courtes de type « oui » ou « non ».

De plus, dans la mesure du possible, essayez de ne pas induire les réponses dans votre question. La pire chose à faire serait d’orienter volontairement ou involontairement votre interlocuteur et de biaiser ainsi, le processus de prise de référence.

La prise de référence sur les réseaux sociaux, vous y avez pensé ?

Les réseaux sociaux jouent un rôle important dans le processus de recrutement. Beaucoup de recruteurs consultent les réseaux sociaux de leurs candidats avant un entretien d’embauche pour se renseigner davantage sur les compétences et le parcours professionnel d’un candidat. Pourquoi ne pas faire votre prise de référence sur les réseaux sociaux ?
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Comment recruter avec les réseaux sociaux ?

Consultez le LinkedIn de votre candidat et ceux des relations qu’il possède et qui sont associés à l’ancienne entreprise. Vous pouvez prendre contact avec eux et prévoir un entretien téléphonique. Le point fort des réseaux sociaux tels que LinkedIn est qu’ils vous permettent une collecte d’informations utiles à la prise de références.

Un point important : le fait de prendre contact sur les réseaux sociaux avec les anciens collègues, managers et/ou employés de votre candidat ne vous dédouanent pas des obligations légales ! Vous devez toujours avoir l’accord de votre candidat avant.

Apportez une attention particulière au langage non-verbal

Un des dangers principaux de la prise de référence est que l’interlocuteur aura tendance à ne pas pouvoir dire du mal du candidat ou, au contraire, à vouloir le « descendre » s’ils se sont quittés en mauvais termes. De plus, vous n’êtes pas à l’abri que le point de vue de votre interlocuteur soit biaisé. En effet, un employeur avec une « bonne image » de votre candidat aura retenu que les bons points de ce dernier et occultera naturellement les échecs ou les défauts de votre candidat. Ces biais faussent votre démarche initiale.

Pour pallier ces biais, prenez note des hésitations, des moments de silence entre une question et sa réponse ainsi que les soupirs ou exclamations de votre interlocuteur. Chaque élément et nuances vous offrent des informations non-dits. Cette remarque est aussi valable pour le choix des mots que votre interlocuteur tient sur le candidat. Intéressez-vous et interprétez l’attitude de votre interlocuteur !

Bonus : Persévérez dans votre démarche (dans la limite du raisonnable)

Il peut être tentant d’abandonner la prise de référence face aux manques de réponses de la part des référents. Mais n’oubliez pas le but initial de cette prise de référence : vous aidez à faire le choix final du candidat. Il serait dommage de passer à côté du talent idéal à cause d’un manque d’information…

De ce fait, nous vous encourageons à insister dans votre démarche de prise de référence. Relancez vos interlocuteurs sur différents canaux de communication (appels, mails, réseaux sociaux, etc.) et expliquez-leur le but de la démarche pour éviter tous malentendus.

Enfin, il est important de préciser que certains employeurs ont peur de jouer le rôle du gendarme ou d’influencer négativement la candidature de leur ex employé. De plus, certains employeurs peuvent avoir une vision assez neutre et indifférente avec votre candidat. Ils ne vous apporteront pas d’informations concrètes…

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Quelques questions autour de la prise de référence

Le sujet de la prise de référence est très dense. En plus d’être très réglementée, elle peut être sujette à beaucoup de questions autant du côté des candidats que celui des recruteurs. Voici quelques questions fréquemment posées autour de cette pratique RH.

Prise de référence = contrôle de référence ?

Il existe bien un autre nom pour caractériser la prise de référence. En effet, le terme contrôle de référence est encore utilisé dans certaines entreprises. Cependant, ce terme est strictement un synonyme, c’est-à-dire que les pratiques restent exactement les mêmes.

Le but d’un contrôle de référence est le même que celui d’une prise de référence, à savoir de confirmer les aptitudes et compétences techniques professionnelles d’un candidat. Le contrôle de référence est tout autant réglementé et s’appuie sur le consentement du candidat.

Pourquoi faire une prise de référence ?

L’objectif de la prise de référence est de contacter l’ancien employeur d’un candidat afin d’avoir des informations complémentaires sur les aptitudes professionnelles du candidat. La plus-value de cette pratique réside dans l’apport des connaissances apportées par l’ancien employeur qui peut justifier l’expérience du candidat ou bien ses qualités professionnelles.

Le contrôle de référence est un bon moyen pour le recruter de déterminer parmi plusieurs candidats rencontrés en entretien lequel est plus apte à intégrer l’entreprise.

Est-ce que les recruteurs appellent les anciens employeurs ?

Le principe d’une prise de référence implique qu’à un moment dans le processus de recrutement, les recruteurs contactent les anciens employeurs d’un candidat. Pour consulter les anciens employeurs, plusieurs moyens existent aujourd’hui. En effet, en plus de l’appel téléphonique classique, les recruteurs peuvent envoyer des mails, des messages privés sur les réseaux sociaux de l’employeur ou bien les contacter par visio. Cependant, l’option de l’appel téléphonique reste celle majoritairement utilisée.

On rappelle que la prise de référence peut se faire que sur la base du consentement du candidat. Si vous êtes candidat et que vous ne souhaitez pas qu’un recruteur contacte votre employeur actuel ou ancien, vous pouvez vous y opposer.

Comment refuser une prise de référence ?

Si vous ne souhaitez pas qu’un recruteur contacte votre entreprise actuelle ou vos anciens employeurs, dites-le clairement au recruteur. Cependant, abordez ce sujet uniquement si le recruteur vous fait la demande de contrôle de référence. En effet, si le recruteur ne vous demande pas l’autorisation de contacter vos anciens employeurs, vous n’avez pas besoin de notifier ce détail.

Comment se passe une prise de référence ?

Globalement, un contrôle de référence passe par un appel téléphonique ou un échange de messages du recruteur vers les anciens employeurs. Bien évidemment, avant l’appel, le recruteur doit préparer un ensemble de questions à poser à l’ancien employeur. Ces questions permettent de gagner du temps, de structurer et de fluidifier la conversation avec l’interlocuteur.

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