Logiciel ATS – ce qu’il faut savoir pour bien s’équiper

Un logiciel ATS va permettre au service et aux équipes RH de mieux piloter et fluidifier leurs process de recrutement. Il regroupe différents outils de gestion : évaluation des candidats, amélioration de la marque employeur ou même de suivi de performance ! Scoptalent vous en dit plus pour bien choisir et s’équiper du meilleur outil pour vos recrutements…

Qu’est-ce qu’un logiciel ATS ? Définition Logiciel ATS

L’Applicant Tracking System plus connu sous le nom d’ATS est un logiciel de recrutement ou encore logiciel de gestion des candidatures. L’ATS est une solution digitale destinée au sourcing des talents ainsi qu’au suivi des entretiens et candidatures. Dans notre article, vous allez comprendre concrètement : Quelles sont les fonctions d’un ATS ? Quels sont ses avantages ? Ou encore comment choisir le bon outil pour vos recrutements ?

Comment fonctionne un logiciel ATS ?

Un logiciel ATS est un outil spécialisé qui va permettre de répondre aux besoins des sociétés en matière de recrutement en les aidant à fluidifier et à optimiser certains processus fastidieux. L’ATS peut-être très différent et plus ou moins complet en fonction des entreprises qui les commercialisent. Par exemple, il peut s’agir d’un module seul ou d’un complément opérationnel aux ressources humaines ou encore d’une brique logicielle comprise dans un logiciel SIRH.

Un logiciel ATS est développé aussi bien pour les petites, les moyennes et les grandes entreprises au travers d’offres de services open-source ou SaaS. Cette dernière option est un modèle de distribution de logiciels au sein duquel – un fournisseur tiers – héberge les applications et les rend disponibles pour ses clients par l’intermédiaire d’Internet. Elle est aujourd’hui plébiscitée pour ses économies importantes. En effet, le coût d’acquisition de matériel est éliminé, ainsi que les coûts d’approvisionnement et ceux qui concernent la maintenance. Idem pour le prix de licence de logiciel, celui de l’installation et même du support.

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Objectivement, la fonction principale d’un logiciel ATS va être de fournir un espace de travail centralisé et une base de données ou vivier de candidats ; aux entreprises pour leurs opérations de recrutement. Ils ont été conçus pour faciliter la gestion des CV et les nombreuses données des candidats. Les informations peuvent être collectées ou à partir des candidatures internes via le front-end ATS – généralement situées sur le site web de l’entreprise- soit via l’extraction des profils des candidats sur les jobboards.

Les logiciels ATS sont en perpétuelles évolutions. Parmi les améliorations récentes, on trouve l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle (IA), mais aussi le traitement du langage naturel pour faciliter les fonctions de recherche sémantique intelligente qui sont offertes par certaines plateformes en cloud. Cela permet aussi aux entreprises de mieux évaluer et trier les CV en fonction des descriptifs des postes. D’ailleurs, depuis l’avènement de l’ATS, les candidats utilisent désormais des techniques d’optimisation des CV et des outils en ligne qui augmentent les chances d’obtenir un appel pour un rendez-vous.

Les deux grandes familles de logiciel ATS

Il existe deux grandes familles de logiciel ATS. Chacune de ses familles possède son lot d’avantages et d’inconvénients à prendre en compte pour le choix de votre système de suivi de candidatures.

Le logiciel physique hébergé sur vos serveurs

Un logiciel ATS « physique » est un logiciel installé directement dans les serveurs de votre entreprise. Un des avantages de ce type de solution est que vous avez la main sur tout le logiciel : gestion des bases de données, maintenance du serveur, installation du logiciel et date de mises à jour, etc.

Ce type de logiciel est davantage réservé aux grosses entreprises dont les moyens matériels et humains sont extrêmement importants. En effet, la gestion et la maintenance du logiciel demandent des serveurs très puissants et une équipe de techniciens pour survenir en cas de panne ou pour effectuer les mises à jour.

Le logiciel ATS en mode SaaS – en ligne

Un logiciel ATS en mode SaaS (Software as a Service) est un logiciel en ligne, hébergé sur les serveurs de l’entreprise qui édite la solution. L’intérêt de ce type de logiciel est multiple, autant pour vos recruteurs que pour l’éditeur.

D’un côté, vos recruteurs peuvent recruter de n’importe où, n’importe quand. En effet, un logiciel ATS SaaS ne nécessite aucune installation du logiciel sur les postes de travail de vos recruteurs : une connexion Internet et un navigateur web suffisent. De plus, le mode SaaS évite les coûts liés à l’entretien d’un serveur dédié pour la solution ou le coût d’une personne chargée d’effectuer les mises à jour du logiciel au sein du serveur.

D’un autre côté, l’éditeur de logiciels héberge la solution et les données de vos services RH. Le mode SaaS offre une meilleure gestion des mises à jour du logiciel afin de vous garantir un outil de recrutement toujours adapté aux besoins actuels.

Quel type de logiciel ATS choisir ?

Vous l’aurez compris, les logiciels ATS en SaaS prennent de plus en plus de place sur le marché des logiciels de recrutement. En effet, ce type de solution répond parfaitement aux besoins de modernité, de mobilité pour vos recruteurs et d’économies des coûts pour les entreprises.

Enfin, un logiciel ATS SaaS est un outil qui s’adapte en permanence grâce aux nombreuses mises à jour, mais aussi à l’implication de l’entreprise éditrice de la solution. Assurez-vous d’être bien accompagné par cette dernière à travers des formations pour vos recruteurs et un service client à l’écoute de vos problématiques et besoins futurs.

Qui a besoin d’un logiciel ATS ?

Un logiciel ATS a pour principal objectif d’optimiser vos recrutements. De ce fait, toute entreprise qui recrute peut avoir besoin d’un logiciel ATS pour les soutenir dans leurs processus de recrutement. Généralement, les grandes entreprises sont celles qui ont le plus besoin d’un logiciel de recrutement. En effet, les services RH peuvent recevoir beaucoup de candidatures pour plusieurs offres d’emploi à pourvoir en simultané.

Pourtant, les petites et moyennes entreprises peuvent avoir besoin d’un logiciel de recrutement pour la gestion de leurs candidatures. Ces structures n’ont pas forcément de services RH pour gérer le volume de candidatures. De plus, elles ne possèdent pas forcément les compétences en interne pour gérer le processus de recrutement de A à Z.

Quel que soit la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, un logiciel ATS vous permettra d’économiser du temps dans la gestion de vos recrutements et d’éviter les différents dysfonctionnements qui peuvent survenir au cours du processus de recrutement.

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Quels sont les avantages d’un logiciel ATS ?

Gain de temps et d’optimisation

Investir dans une stratégie de recrutement pour trouver la perle rare et sortir gagnant de la guerre des talents, c’est s’atteler à devoir multiplier les canaux de sourcing, la diffusion d’offres d’emploi et celle de diffusion de contenu. Cette tâche est très chronophage pour les services concernés et va pouvoir être drastiquement réduite grâce à un logiciel ATS.

Simplification de la gestion des candidatures

L’ATS est un véritable allié pour les recruteurs. Il va permettre de simplifier l’acte de candidature pour éviter l’abandon des candidats. Il permet aussi de faciliter la multidiffusion des offres d’emploi pour atteindre des profils bien spécifiques. Il va pouvoir aussi stocker les données privées conformément au respect du RGPD et se consacrer ainsi au recrutement seul sans avoir à se soucier des aspects légaux à chaque nouvelle candidature. Vous l’aurez compris, l’ATS va offrir au recruteur la possibilité de se dégager une partie de leur charge mentale et de se consacrer pleinement aux tâches à forte valeur ajoutée.

Solidifier et centraliser vos recrutements

En utilisant un logiciel ATS, les recruteurs vont disposer d’un socle à partir duquel ils construisent toute leur stratégie de recrutement. Ils ont la possibilité de définir les différentes étapes du parcours candidat via l’ATS pour garder une vision aérienne de leur processus de recrutement et pour pouvoir aussi optimiser l’expérience candidat.

Boostez la réactivité et la productivité

L’Applicant Tracking System est aussi étudié et développé pour toujours réussir à s’adapter aux sociétés qui l’utilisent et aux niveaux besoins du marché ! En effet, le logiciel ATS se conforme aux nouvelles tendances du recrutement et se remet à jour dès que la tendance évolue. Ainsi, si les candidats consultent plus souvent les annonces sur leur smartphone, il est possible de développer un ATS mobile first pour s’adapter aux écrans des portables.

Cet outil de recrutement dispose aussi de la fonctionnalité d’enregistrer les données statistiques qui vont pouvoir faire évoluer la stratégie recrutement d’une entreprise. Par exemple : Quand les candidats consultent le plus les annonces ? À quelle étape vont-ils abandonner le processus ? Combien de candidatures génère chaque publication d’annonce ? Les réponses à ces questions vont apporter les données nécessaires à l’ajustement de la stratégie de recrutement.

Comment bien choisir son logiciel ATS ?

Pour être certain de bien choisir l’offre ATS qui vous correspondra le mieux, nous vous invitons à vous interroger sur les points suivants :

Cernez vos besoins

Inutile d’être équipé d’outils à la pointe de la technologie, si vos besoins en recrutement sont limités. En effet, si vous avez une politique RH très riche, qui s’étend avec des fonctions et de demandes pointues au niveau du recrutement, il faudra choisir un logiciel adapté. Pensez donc à identifier vos modes de fonctionnement et vos difficultés organisationnelles et managériales avant toute chose.

Identifiez vos capacités RH

Pour être bien adopté en interne, un logiciel ATS doit être intuitif et fluide et il est aussi primordial d’identifier la capacité d’adaptation des équipes RH et managériales. Par exemple, il est opportun de s’interroger sur leur perception du changement, si elles connaissent déjà des outils, ou si elles sont à l’aise avec les solutions dites « digitales ».

Privilégiez l’autonomie

Le but premier c’est la bonne réussite de ce projet qui permettra aux acteurs de devenir rapidement opérationnels. Privilégiez donc les prestataires qui vont offrir un accompagnement, une formation au début de la collaboration. L’avantage d’un ATS c’est d’automatiser les tâches et non pas de complexifier les tâches (autorisations, ou des débugs).

Notre logiciel ATS : ScopTalent

ScopTalent est le logiciel ATS en mode SaaS développé par l’équipe ScopLab. Cet outil de recrutement collaboratif vous permet d’optimiser l’ensemble du processus de recrutement de A à Z et de dénicher les meilleurs talents pour vos offres.

À travers de nombreuses fonctionnalités, ScopTalent s’adapte et accompagne vos recruteurs pas-à-pas dans la gestion des candidatures. Grâce à l’automatisation des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, vos recruteurs peuvent se recentrer sur l’aspect humain de leur profession : la recherche et la sélection des meilleurs talents.