La cooptation en recrutement : LE guide complet pour tout comprendre

Il vous arrive de vous retrouver dans l’urgence à devoir pourvoir des postes rapidement ? Certains postes à pourvoir recherchent des profils parfois trop spécifiques et donc difficiles à trouver ? Vous avez besoin de réduire vos coûts de recrutement ? Alors la cooptation est sans doute la solution à envisager.

La cooptation en recrutement est un acte assez simple mais qui est difficile à mettre en place. La mise en place d’une stratégie de cooptation exige un réseau professionnel étendu et demande quelques règles à respecter sur les postes proposés, la rémunération ou les personnes.

Qu’est-ce que la cooptation ? Définition cooptation

La cooptation dans le milieu du recrutement est l’acte de recommander une personne pour un poste à pourvoir dans une entreprise. La cooptation se rapproche du parrainage ou du recrutement participatif dans la mesure du cas où l’entreprise peut encourager ses salariés à coopter.

Dans le cas où les salariés (autrement appelés les coopteurs) posséderaient dans leurs entourages des personnes qualifiées pour le poste (autrement appelé les cooptés), ils peuvent soumettre leurs profils aux recruteurs.

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La cooptation, un piston qui ne dit pas son nom ? Piston ou cooptation ?

Un point important est cependant à clarifier : la cooptation n’est pas la même chose que le piston. Bien que le but de ces deux concepts est de proposer un membre de son entourage pour un poste, la cooptation vise davantage à mettre en avant les compétences des personnes cooptées. Le piston, à l’inverse, fait primer la relation. Autrement dit, on ne recommande pas une personne parce qu’elle possède les compétences voulues mais parce qu’on l’« aime bien » ou parce que c’est une personne chère.

De plus, un profil coopté devra passer toutes les étapes du processus de recrutement (entretiens d’embauche, test, etc.) et est en concurrence avec d’autres profils cooptés. Un profil pistonné, lui, n’aura pas besoin de faire ses preuves et se verra embauché sans difficulté.

Pourquoi utiliser la cooptation ?

Il existe de nombreux cas de figure qui nécessitent la cooptation. De manière générale, on utilise la cooptation pour des recrutements difficiles ou bien lorsqu’il y a une urgence. En effet, lorsque certains profils sont difficiles à trouver, une entreprise peut faire marcher le réseau professionnel de ses salariés. L’intérêt ici est de s’épargner le temps de sourcing et/ou de mise en ligne d’offres d’emploi sur différents jobboards.

Les profils cooptés sont généralement plus ciblés, ce qui fait gagner beaucoup de temps pour les recruteurs dans le tri et la sélection des candidatures. La cooptation peut donc aussi être utilisée pour réduire les coûts de recrutement.

Quels sont les avantages de la cooptation pour vos recrutements ?

La cooptation est une manière de recruter très intéressante dans la mesure du cas où elle est gagnante-gagnante pour les 3 parties prenantes : l’entreprise, le coopteur et le coopté. Elle possède son lot d’avantages qui profite à chacun.

Les avantages pour l’entreprise

La cooptation propose un large éventail d’avantage pour une entreprise, indépendamment de sa taille (cabinet de recrutement, PME, TPE, Grands groupes) :

• Une réduction du coût et de la durée des recrutements ;
• Des meilleurs profils issus des salariés de l’entreprise ;
• Des profils qui ne sont pas exactement ceux recherchés mais qui sont extrêmement intéressants peuvent être révélés ;
• Une réduction du turnover ;
• Revalorisation de la marque employeur de l’entreprise.

Les avantages pour le coopteur

Le coopteur recommande un profil issu de son cercle familial ou amical et qu’il juge compétent. Outre la satisfaction d’avoir contribué à la réussite du recrutement et d’avoir aidé une personne proche à trouver un emploi, le coopteur peut se voir verser une prime de cooptation.

Cette prime n’est pas obligatoire de la part d’une entreprise mais reste tout de même le meilleur moyen de motiver les troupes. La prime de cooptation peut varier selon les entreprises et la difficulté du poste à pourvoir. En moyenne, la prime varie entre 500 et 2000€ et est généralement versée une fois la période d’essai du coopté terminée, en cas d’embauche.

Les avantages pour le coopté

Ici encore, la cooptation offre beaucoup d’avantages au futur recruté :

• Avoir accès à une opportunité d’emploi avant même que cette dernière soit officialisée par une offre d’emploi sur les jobboards et de devancer la concurrence ;
• Intégrer une entreprise qui prend soin de ses salariés : si votre contact vous recommande, c’est qu’il veut que vous intégriez l’entreprise et qu’il s’y plaît ;
• Occuper une place privilégiée et de confiance dans l’entreprise : votre expertise est déjà reconnue, vous devrez donc occuper une fonction stratégique assez rapidement.

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Quels sont les limites et inconvénients de la cooptation ?

Bien que la cooptation soit un moyen efficace et à bas coût pour recruter des profils compétents, elle a néanmoins son lot de limites et d’inconvénients.

Une pression sur les épaules du cooptés et du coopteur

La cooptation n’est pas une garantie de réussite ! L’entreprise peut partir du principe que vous êtes un profil compétent et efficace du fait d’avoir été recommandé. De ce fait, elle peut en demander trop au coopté rapidement, sans lui laisser le temps de prendre ses marques.

Le coopté et le coopteur peuvent aussi être sujet à une pression. Le coopté va sentir une pression sur ses épaules du fait d’avoir été recommandé pour son expertise particulière. Il aura donc une pression des résultats afin de convaincre l’entreprise qu’elle a bien fait de le recruter. Le coopteur, lui, va voir sa crédibilité remise en question dans le cas où le coopté ne répondrait pas aux attentes de l’entreprise.

Un manque de diversité dans les profils

La cooptation peut être un vecteur du manque de diversité dans l’entreprise. En effet, recruter que des profils connus par les salariés de votre entreprise fait que le « même » type de profils revient chez les recruteurs.

Avec les années, ce phénomène peut prendre de plus en plus d’ampleur au point d’avoir des équipes de salariés cooptés qui sont de véritables clones.

Des problèmes en interne avec les coopteurs

Un processus de recrutement basique comporte deux parties prenantes majeures : le candidat et le recruteur. La cooptation complexifie cette mécanique et intègre une nouvelle partie prenante : le salarié qui a recommandé le profil.

Cette partie prenante supplémentaire peut être une source de conflits et de difficultés en interne. Un coopteur peut décider de forcer la candidature de son coopté ou bien prendre mal le rejet de la candidature de son coopté. Ces tensions peuvent dégrader les relations en interne et ralentissent le recrutement.

Qui peut coopter ?

De manière générale, tous les salariés d’une entreprise peuvent coopter un candidat. Cependant, si vous estimez que certains services ou profils de votre entreprise ne sont pas pertinents dans la recherche du candidat, alors vous pouvez refuser les candidats qu’ils proposent.

Ce type de question doit trouver une réponse rapide et figurer dans les règles du programme de cooptation.

Comment être coopté ?

Vous l’aurez compris : la cooptation est avant tout une histoire de réseau. Pour être coopté, vous allez devoir travailler sur votre réseau professionnel et l’entretenir au quotidien :

• Créez un bon réseau professionnel : utilisez les réseaux sociaux, les salons d’emploi et les événements de réseautage. Cependant, ne négligez pas le réseau privé ! En effet, votre prochaine proposition d’emploi pourrait venir lors d’une sortie entre amis ou pendant un repas de famille ;
• Entretenez votre réseau : camarades de promo, anciens collègues, amis proches, personnes rencontrées à des événements professionnels, etc. N’hésitez pas à les contacter régulièrement, prendre de leurs nouvelles et impliquez-vous dans votre domaine de compétence ;
• Renvoyez l’ascenseur : les gens seront prêts à vous rendre service si vous leur montrez que vous ferez vous-même l’effort pour eux. Dans la mesure du possible, n’hésitez pas à tendre la main à l’un de vos contacts.

Autre point important pour maximiser ses chances d’être coopté : mentionnez à votre réseau que vous êtes en recherche active. Vous pouvez aussi cibler précisément les membres de votre réseau si vous désirez intégrer une entreprise en particulier.

Comment mettre en place la cooptation ? Mise en place d’une stratégie de cooptation efficace en 3 étapes

La cooptation est un processus de recrutement à part entière. Comme chaque processus, il nécessite une mise en place encadrée et structurée pour la rendre efficace et productive.

Définir des règles précises

C’est la première étape et sans doute celle qui est primordiale dans la réussite de votre démarche. Il faut que vous définissiez les règles précises qui encadrent votre programme de cooptation. Cette étape permet notamment d’éviter au mieux les futurs conflits, tensions et abus. Parmi les points à encadrer, vous devez vous poser ces questions:

• Qui peut coopter ?
• Par quels moyens un coopteur peut recommander un profil ?
• Que se passe-t-il si un coopté n’est pas embauché ?
• Que se passe-t-il en cas d’embauche d’un coopté ?
• Comment communique-t-on sur la cooptation ?
• Quelle est la récompense/contrepartie pour le coopteur ?
• Quelles sont les responsabilités du coopteur envers le coopté ?

Pour répondre à ces questions, pas besoin de tomber dans des procédures complexes. Il suffit simplement d’encadrer le programme de cooptation, cela facilitera la mise en place par la suite.

Démarrer le processus en douceur, mais de manière assurée

Après avoir défini l’ensemble des règles pour votre programme de cooptation, vous pouvez passer à la mise en place du processus. Dans cette phase, vous devez réfléchir à la façon d’informer vos collaborateurs qu’un nouveau poste est ouvert à la cooptation. Vous devez aussi faire savoir les différentes règles et méthodes qui régissent le programme de cooptation.

Avant de lancer votre programme, vérifiez la fiabilité de votre programme : il serait fâcheux de perdre les recommandations de vos salariés. De plus, veillez à ce que tous vos salariés soient informés. Vous maximiserez vos chances et éviterez des tensions en interne avec des collaborateurs qui se sentent écartés du projet ou mis à l’écart.

Enfin, pensez à la future intégration du coopté au sein de l’entreprise/équipe ainsi que le rôle du coopteur dans le bon accueil du nouveau salarié.

Communiquer en interne

Un des points cruciaux dans le succès de votre programme de cooptation est la communication auprès de vos collaborateurs. Dans cette phase, vous devez propager l’information à tous vos collaborateurs. Pour ce faire, plusieurs moyens peuvent (et doivent) être utilisés : mails en interne, newsletter, affichage de bannières sur des outils dédiés ou bien affichage dans les locaux.

Si vous recrutez en masse, n’hésitez pas à informer des possibilités de postes en fonction des services. Il y a de grandes probabilités pour qu’un développeur connaisse un autre développeur dans son cercle de connaissances.

Dans tous les cas, quand vous communiquez sur votre programme de cooptation, veillez à ce que les règles soient claires pour tout le monde. Que ce soit sur la manière de recommander un profil ou bien le montant de la prime, il faut que tout soit clair pour remporter l’adhésion de vos collaborateurs.

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Les outils pour une cooptation optimale

Pour mener à bien vos programmes de cooptation, vous pouvez vous munir d’un logiciel de recrutement. Ces solutions digitales offrent une plateforme idéale pour profiter des bienfaits de de type de démarche autant d’un point de vue recruteur que salarié.

Tous les logiciels de recrutement ne permettent pas de faire de la cooptation ! Veillez donc à choisir un logiciel de recrutement qui possède un module de cooptation. C’est le cas, par exemple, de notre logiciel ScopTalent qui offre une plateforme complète, ergonomique et efficace. ScopTalent gère la création d’espace pour la cooptation et le suivi en temps réels des recommandations.

Faut-il proposer une récompense aux salariés ? Le cas de la prime de cooptation

De manière générale, la récompense prend la forme d’une prime de cooptation versée au coopteur à l’embauche du coopté. Concernant le montant de la prime, il n’y a pas de somme légale à verser. L’entreprise doit prévoir, en amont du processus, la somme de la prime et d’en informer les salariés.

Cependant, vous pouvez laisser libre cours à votre créativité et proposer d’autres récompenses plus originales aux salariés : voyages, cartes cadeaux, jours de congés, billets pour des spectacles/parc d’attraction, etc.

Quelques questions autour de la cooptation RH en France

Comment se faire coopter ?

Cependant, gardez en tête que votre potentiel pour être coopté repose en grande partie sur votre propre réputation. Si vous avez une bonne réputation dans votre parcours professionnel et que vous avez su constituer un réseau important et actif, vous aurez de meilleures chances d’être coopté. Une fois contacté par l’entreprise désirée, vous suivrez étape par étape le programme de cooptation de cette dernière.

La prime de cooptation, c’est quoi ?

La prime de cooptation peut être de différentes natures : bonus sur le salaire, chèques-cadeaux, chèques de voyage ou bien autres avantages. Son montant diffère selon la taille de l’entreprise, son secteur d’activité, le type de profil recherché, la difficulté de recruter ou encore l’adéquation des compétences techniques du coopté par rapport à la fiche de poste. La prime de cooptation a pour objectif premier d’inciter les salariés d’une entreprise à recommander des candidats de leurs réseaux.

Qui touche la prime de cooptation ?

Effectivement, certaines clauses complémentaires peuvent empêcher l’attribution de la prime. Par exemple, si vous êtes en préavis ou si vous quittez l’entreprise avant l’embauche effective du coopté, vous risquez de ne pas pouvoir toucher cette prime. Ces accords sont propres à chaque établissement et définissent clairement les conditions à valider pour bénéficier de la prime ainsi que, parfois, son montant.

La cooptation est un processus de recrutement très efficace et intéressant. Elle vous garantit des profils de qualité tout en impliquant vos collaborateurs dans votre processus de recrutement. La mise en place d’un programme de cooptation peut avoir une réelle influence positive sur vos recrutements. Pour la réussir, il faut bien l’encadrer et beaucoup communiquer auprès de vos salariés. Dernier petit conseil si vous débutez dans cette pratique : ayez de l’ambition !