Comment créer, gérer et optimiser son vivier de candidatures ?

La publication d’une offre d’emploi génère une multitude de candidatures. Seulement, toutes les candidatures n’aboutissent pas à un recrutement, même si le profil est intéressant. Cette situation est frustrante pour le recruteur qui a passé du temps à étudier un profil. La mise en place d’un vivier de candidatures est nécessaire pour anticiper et gagner du temps sur les prochains recrutements importants.

Qu’est-ce qu’un vivier de candidature ? Définition vivier de candidatures

Un vivier de candidats (ou vivier de talents) est une base de données d’une entreprise qui stocke les informations des salariés ou des candidats intéressants, mais non embauchés.

Une réserve de talents

Après la diffusion d’une offre, vous recevrez des candidatures plus ou moins pertinentes pour vos postes. Bien que la grande majorité d’entre elles ne fassent pas l’affaire, certaines sortent clairement du lot. Bien qu’un candidat ne soit pas sélectionné pour un poste précis, ses compétences pourront être utiles sur une autre offre. C’est là qu’intervient le vivier de candidatures.

En effet, une candidature que vous déclinez aujourd’hui pourrait être parfaite pour une offre de demain. Le vivier de candidats permet de garder sous le coude les profils les plus intéressants au cas où d’autres opportunités d’embauche se présenteraient dans un avenir plus ou moins proche.

Source d’un vivier de candidature

Il existe plusieurs moyens d’alimenter et de grossir son vivier de candidatures :

• Candidatures spontanées ;
• Candidatures à vos offres d’emploi sur jobboards ou site carrière ;
• Candidats issus de votre stratégie sourcing ;
• Candidats cooptés par vos salariés.

Quelles données doivent contenir un vivier de candidats ? Exemple de vivier de candidatures

Un vivier de candidat doit posséder un certain nombre d’informations sur les candidats. Ces informations peuvent être de nature personnelle ou professionnelle et doivent permettre au recruteur d’avoir une vue d’ensemble du candidat. De manière globale, un vivier possède ces informations :

• Identité et coordonnées : adresse mail, numéro de téléphone, adresse physique ;
• Parcours professionnel : compétences, expériences, formations, anciens postes, etc. ;
• Source du candidat : candidature, réseaux sociaux, cooptation ;
• Historique de la relation : échanges avec le candidat, annotations du recruteur.

Une fois cette structure créée, vous devez trier et détecter les différents talents selon les besoins de l’entreprise, les compétences demandées ou les projets de développement.

Il est important de savoir que votre vivier de candidatures doit respecter la RGPD et permettre à vos candidats d’avoir accès sur demande à toutes les informations que vous possédez sur ce dernier. De plus, la durée de conservation des données stockées a une durée maximale de 730 jours.

Quel est l’intérêt d’un vivier de candidatures ?

Le but du vivier de candidats est de rendre le recrutement plus efficace. Avec une base de données de ce type, les recruteurs peuvent chercher, parmi les profils intéressants, un candidat pour une future offre. S’ils trouvent le candidat répondant aux critères de l’offre, les recruteurs pourront le contacter directement.

Cela représente une économie de temps importante pour les recruteurs qui n’auront pas à publier l’offre et à sélectionner les profils intéressants envoyés. C’est aussi une économie d’argent avec le coût que représente un recrutement avec la publication de l’offre sur différents jobboards ou les entretiens d’embauche.

Quels outils pour créer son vivier de candidatures ?

Plusieurs types d’outils différents peuvent être utilisés pour créer un vivier de candidats. Certaines solutions sont payantes et proposent des fonctionnalités intéressantes pour filtrer les candidats tandis que d’autres, gratuites, sont plus appropriées pour les petites structures.

Les logiciels de recrutement

De manière générale, les entreprises qui ont digitalisé leurs recrutements optent pour un logiciel de recrutement. Ce type de logiciel peut contenir nativement une fonctionnalité de vivier de candidats. De plus, certaines fonctionnalités avancées telles que le filtrage des candidats ou le classement par pertinence permettent une sélection plus rapide des profils.

À titre d’exemple, le logiciel ScopTalent vous permet de centraliser et de gérer les candidatures, mais aussi de créer des viviers de candidats sans aucune limite ! L’intérêt de la solution est que le vivier s’alimente en fonction des échanges entre les recruteurs et les candidats. De plus, les viviers de candidatures sont collaboratifs. De ce fait, une équipe de recruteurs peut travailler dessus et les informations sont actualisées en temps réel.

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Les outils de tableur (Excel, Google Sheet)

Si vous n’avez pas les moyens d’investir dans un logiciel de recrutement, il est possible de créer un vivier de candidatures avec un tableur de type Excel ou Google Sheet. Ces solutions sont gratuites et vous permettent d’organiser les informations à votre guise. Vous pouvez décider de créer un document avec plusieurs onglets dans lequel chaque onglet constitue un vivier. Les colonnes présentent les informations et les lignes les candidats.

Cependant, ces outils n’ont pas pour vocation première de répondre à ce besoin. De ce fait, certaines fonctionnalités ne sont pas présentes. C’est le cas par exemple de la recherche sous forme de filtre. De plus, le logiciel Excel n’est pas adapté pour du collaboratif. Si vous êtes plusieurs recruteurs sur un même vivier, l’option idéale serait d’opter pour Google Sheet qui permet de travailler en collaboration sur le même document, en même temps.

Comment gérer et entretenir son vivier de candidatures ? Nos conseils et astuces

Créer un vivier de candidats était la première étape. La deuxième consiste à faire vivre ce vivier en l’animant et en l’optimisant au quotidien.

Optez pour une meilleure organisation avec un outil RH

Nous en avons parlé plus haut dans cet article, il existe plusieurs types de solutions pour créer votre vivier de candidatures. Le choix d’une de ces solutions dépend de vos besoins et de vos ressources.

Cependant, nous vous conseillons vivement d’opter pour un outil RH tel qu’un logiciel de recrutement. Bien que ce type d’outil soit payant, il propose tout un tas de fonctionnalités qui répondent à vos besoins et vous font gagner un temps précieux.

Créez une newsletter RH

Un vivier doit être animé régulièrement pour être efficace. Garder un contact continu avec vos candidats est extrêmement important pour éviter de tomber dans l’oubli. Cette prise de contact peut se faire par la création d’une newsletter à l’intention de vos candidats. Cette solution prend certes du temps à se mettre en place, mais est efficace.

Concernant le contenu de votre newsletter, plusieurs contenus peuvent intéresser vos candidats :

• Des articles de blog sur les mesures mises en place pour garantir le bien-être de vos salariés ;
• Des portraits et témoignages de vos salariés ;
• Les offres d’emploi à pourvoir.

Pour ce qui est de la fréquence des newsletters, il faut privilégier la qualité des contenus à la quantité. En effet, les newsletters trop rapprochées provoquent le rejet des candidats. De ce fait, il vaut mieux limiter à des newsletters mensuelles. Les échanges avec les candidats seront ainsi réguliers, mais pas intrusif.

Concernant les solutions permettant de créer des newsletters gratuites, vous avez Mailchimp ou SendinBlue. Pour des visuels percutants, vous pouvez opter pour des solutions gratuites telles que Canva ou Crello.

Actualisez les informations grâce aux candidats

Dans la vie professionnelle, on rencontre quelques rebondissements et autres imprévus. En quelques mois, la situation d’un candidat peut avoir drastiquement changé. De ce fait, vous devez garder un vivier de candidats avec des informations à jour et supprimer les profils qui ne sont plus intéressants.

Pourquoi ne pas prendre contact avec les candidats de votre vivier pour actualiser ses informations ? C’est un excellent moyen de garder un contact avec ce dernier et il s’agit généralement d’un court échange par mail ou par téléphone pour confirmer certaines informations, apporter des modifications ou ajouter des précisions. De ce fait, vous serez au courant des dernières informations personnelles (changement d’adresse mail ou physique) ou professionnelles (changement de poste, départ d’une entreprise ou acquisition de nouvelles compétences).

Gardez un œil sur les anciens employés

Vous avez déjà probablement rencontré un étudiant en stage ou en alternance talentueux mais que vous n’avez pas pu engager par manque de moyens pour un CDI. Depuis, il a sûrement gagné en expérience et en compétences auprès d’autres entreprises. Ces nouvelles compétences pourront aux compétences requises de l’offre à pourvoir.

Il en va de même avec un ancien salarié qui a quitté votre entreprise en bons termes. Cette personne a découvert d’autres méthodes et d’autres horizons professionnels. Le profil a déjà fait ses preuves par le passé et les nouvelles ressources qu’il apporte sont enrichissantes pour votre entreprise. Un vivier de candidats vous permet de garder un contact avec ce type de profil qui a déjà présenté un intérêt certain pour votre entreprise par le passé.

Créer et optimiser son vivier de candidats est une tâche qui peut s’avérer complexe et surtout chronophage. Il faudra vous armer de patience dans cet exercice, mais les bénéfices sur le long terme ne sont plus à prouver !