Rédiger une lettre de refus de candidature bienveillante : modèles et exemples gratuits
Selon une étude Glassdoor menée en 2015, une offre d’emploi en ligne génère, en moyenne, 250 candidatures. Parmi ces 250 candidatures, seulement 4 à 6 candidats vont être sélectionnés pour un entretien d’embauche et seulement un d’entre eux recevra le poste convoité. En d’autres termes, 97,5% des candidatures reçues pour une offre se concluent par des candidats éliminés. Cette situation est tout à fait normale exceptée sur un point : aujourd’hui, 64% des candidats se plaignent de ne pas recevoir de lettre de réponse à leur candidature ! 79% d’entre eux affirment avoir déjà passé un entretien d’embauche sans réponse. La solution à ce problème ? La lettre de refus de candidature. Loin d’être un moment agréable pour les recruteurs, la lettre de refus de candidature est pourtant importante pour l’image de marque de l’entreprise et pour les candidats. Voyons, ensemble, comment rédiger une bonne lettre de refus de candidature.
Sommaire
- 1. Qu’est-ce qu’une lettre de refus de candidature ?
- 2. Pourquoi faut-il écrire une lettre de refus de candidature ?
- 3. Les questions fréquemment posées autour des lettres de refus de candidature
- 3.1 Comment dire non à une candidature ? Comment refuser poliment une candidature ?
- 3.2 La lettre de refus de candidature est-elle obligatoire ?
- 3.3 Faut-il appeler directement le candidat ou envoyer un mail ?
- 3.4 Faut-il privilégier la lettre de refus de candidature automatique ou personnalisée ?
- 3.5 Est-il vraiment nécessaire d’envoyer une lettre de refus de candidature à tous les candidats ?
- 4. Comment rédiger une lettre de refus de candidature ? Les éléments indispensables
- 5. Comment rédiger une réponse négative ? Modèles et exemples de lettres de refus de candidature
- 6. Comment écrire une lettre de refus de candidature spontanée ? Modèle de lettre de refus pour les candidatures spontanées
- 7. Lettre de refus de candidature stage & alternance
- 8. Comment justifier un refus de candidature ?
Qu’est-ce qu’une lettre de refus de candidature ?
Une lettre de refus de candidature (ou plutôt mail de refus) est un court texte envoyé à un candidat dont la candidature n’a pas été retenue. Cette lettre peut être en réponse à une candidature à une offre d’emploi ou bien une candidature spontanée. L’objectif de la lettre de refus de candidature est clair : signifier au candidat que son profil n’est pas retenu pour la suite du processus de recrutement. Pour le candidat, une lettre de refus de candidature permet de clore respectueusement son expérience candidat et lui offre une réponse honnête sur ce qui lui manquait pour le poste.
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Pourquoi faut-il écrire une lettre de refus de candidature ?
Nous venons de le démontrer : la lettre de refus de candidature clôt et détermine la qualité de l’expérience candidat. En effet, ne pas prendre le temps d’envoyer une lettre de refus de candidature affecte votre marque employeur et peut avoir des conséquences néfastes sur vos prochaines campagnes de recrutement :
- 92% des candidats découragent activement d’autres personnes de postuler dans une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience par le passé ;
- 54% des candidats ayant eu une mauvaise expérience candidat dans une entreprise affirment boycotter les produits et services de cette même entreprise ;
- 78% des candidats ayant eu une mauvaise expérience candidat dans une entreprise refusent une nouvelle offre d’emploi de cette entreprise.
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À l’heure où les relations entre candidats et recruteurs se dégradent, il est important pour les entreprises de montrer l’exemple. En consolidant la relation entreprise – candidat, c’est l’ensemble du marché du travail que les entreprises renforcent.
Les questions fréquemment posées autour des lettres de refus de candidature
Comment dire non à une candidature ? Comment refuser poliment une candidature ?
Dire non à une candidature n’est pas un exercice agréable pour les recruteurs. En effet, certains candidats nourrissent des grands espoirs d’être pris dans votre entreprise. Cependant, cette tâche est très importante et doit donc être effectuée. Le meilleur moyen de refuser poliment une candidature, c’est de rédiger une lettre de refus de candidature. Bien que cette réponse risque de décevoir vos candidats, elle est nécessaire pour eux afin de clore leur parcours candidat et leur permettre de continuer leur processus de recherche d’emploi. Bien évidemment, cette lettre doit rester courtoise, bienveillante et ne doit pas faire la liste des défauts du candidat, de son parcours et de ses expériences.
La lettre de refus de candidature est-elle obligatoire ?
La lettre de refus de candidature n’est pas un document obligatoire à fournir aux candidats non-retenus. En effet, vous n’êtes légalement pas obligé de donner suite à une candidature qu’elle soit spontanée ou en réponse à une de vos offres d’emploi. Cependant, il est désagréable pour un candidat de ne pas obtenir le poste convoité et pour lequel il a postulé. Cette frustration est d’autant plus importante si le candidat a participé à un entretien d’embauche ! Envoyer une lettre de refus de candidature est nécessaire pour deux principales raisons :
- C’est un signe de politesse élémentaire à l’égard de votre candidat qui a donné de son temps pour postuler et parfois même pour s’entretenir avec vous lors d’un entretien ;
- C’est un acte qui améliore l’image de marque de votre entreprise. En effet, un message de refus poli vaut mieux que de ne rien dire. De plus, un candidat qui a bien été traité, c’est un candidat plus susceptible de repostuler chez vous.
Faut-il appeler directement le candidat ou envoyer un mail ?
De manière générale, il est préférable d’envoyer une lettre au candidat refusé que de l’appeler. En effet, la lettre de refus de candidature est devenue une norme d’un point de vue comportemental et administratif. De plus, un candidat qui reçoit un appel de la part de vos services RH pourrait s’attendre à être pris pour le poste. De plus, une lettre de refus permet de mettre à distance les émotions et de garder une trace écrite de cet échange. Cependant, si vous avez réussi à entretenir une relation particulière avec le candidat et si vous voulez lui signifier que son profil pourrait être retenu pour un autre poste, vous pouvez l’appeler. En effet, même si son profil n’a pas été retenu pour le poste voulu, votre nouvelle proposition pourrait l’intéresser. Enfin, une lettre de refus de candidature est une tâche pouvant être automatisée par un logiciel ATS de recrutement. Vous gagnerez du temps pour les aspects plus importants de votre processus de recrutement tout en respectant les candidats !
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Faut-il privilégier la lettre de refus de candidature automatique ou personnalisée ?
Concernant cette question, il y a deux cas de figure possibles :
- Vous avez reçu beaucoup de candidatures et aucune d’elles ne répond à vos attentes. Dans ce cas de figure, vous pouvez opter pour un message de refus général et automatique par courrier ou mail. Cependant, veillez à éviter l’effet « clone » ! Pour cela, mentionnez dans votre message le nom du candidat, le poste pour lequel il a postulé et la date de l’envoi de sa candidature ;
- Votre candidat possède des qualités certaines et/ou vous l’avez déjà rencontré pour un entretien. Dans ce cas de figure, il est primordial de fournir à votre candidat une lettre de refus de candidature personnalisée expliquant ce qui lui manquait pour le poste (compétences, expériences, erreur de comportement à l’entretien, etc.). Si le candidat était proche d’obtenir le poste ou si vous sentez que la relation était bonne, vous pouvez l’appeler.
Est-il vraiment nécessaire d’envoyer une lettre de refus de candidature à tous les candidats ?
Oui. Tous vos candidats, sans aucune exception, doivent recevoir une réponse à leur candidature. La politique du silence radio pour « faire comprendre » à un candidat qu’il n’a pas été retenu est inacceptable. De plus, ce type de comportement nuit grandement à votre marque employeur et à l’expérience de vos candidats. Le but de cette démarche n’est pas de faire perdre du temps et des ressources à vos équipes RH. En effet, selon les étapes du recrutement des candidats, vous pouvez opter pour une lettre généralisée ou bien une lettre de refus personnalisée. Quoi qu’il en soit, chaque candidature (même spontanée) appelle à une réponse.
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Comment rédiger une lettre de refus de candidature ? Les éléments indispensables
Écrire une lettre de refus de candidature est un exercice sensible, mais pas très compliqué. En effet, une bonne lettre de refus contient trois points essentiels : honnêteté, bienveillance et empathie. En somme, votre lettre de refus de candidature doit être humaine et exprimer certaines émotions et sentiments :
Remercier le candidat d’avoir postulé
Les remerciements sont une part importante de la lettre de refus. En effet, le candidat a pris du temps pour vous envoyer sa candidature et a démontré son intérêt pour votre entreprise et le poste proposé. De ce fait, vous devez exprimer votre gratitude envers ce candidat et noter l’effort investit dans cette démarche.
Rester transparent sur le choix du candidat
Sauf cas exceptionnel nécessitant confidentialité, il est préférable d’expliquer à un candidat les motifs de refus de sa candidature. En effet, rien n’est plus frustrant de rester dans le flou et de ne pas savoir pourquoi sa candidature n’a pas été retenue. Si vous n’aidez pas le candidat à savoir ce qui n’allait pas dans sa candidature, comment pourra-t-il s’améliorer dans ses futures recherches ? Bien évidemment, les motifs de refus peuvent parfois être des sujets sensibles pour le candidat. De ce fait, veillez à être bienveillant dans vos remarques et d’agrémenter avec des exemples de ce que vous auriez aimé entendre/voir de sa part. Enfin, vous pouvez lui fournir quelques axes d’amélioration sur le CV ou l’entretien d’embauche.
Être ouvert à la discussion et répondre aux interrogations
La plupart du temps et si elle est bien rédigée, un candidat ne vous demandera pas plus d’explications concernant votre lettre de refus. Cependant, s’il le fait, la moindre des choses est de lui répondre. Ce type d’actions demande du temps que vous ne possédez peut-être pas, mais c’est important pour le candidat qui s’est investi lui-même dans sa candidature. De plus, n’oubliez pas qu’on parle ici de relations humaines ! Prendre du temps pour traiter vos candidats permet réellement d’améliorer l’expérience candidat et d’embellir votre marque employeur.
Comment rédiger une réponse négative ? Modèles et exemples de lettres de refus de candidature
Maintenant que vous savez les raisons d’envoyer une lettre de refus de candidature à un candidat et les objectifs de cette dernière, il est l’heure de vous présenter quelques modèles et exemples de lettres de refus. Ces lettres sont adaptées en fonction des différentes étapes de recrutement dans lequel votre candidat se trouve. Vous pouvez, bien évidemment, les modifier à votre convenance. De plus, nous vous proposons de télécharger ces modèles et exemples gratuitement pour les réutiliser plus tard selon votre convenance.
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Le profil du candidat ne correspond pas au poste
Bonjour [Prénom du candidat], Je fais suite à ta candidature pour le poste de [intitulé exact du poste + n° de référence] envoyé le [date de la candidature]. Je te remercie pour l’intérêt porté à notre entreprise. J’ai bien étudié ton profil et malheureusement, tu ne possèdes pas les compétences nécessaires dont nous avons besoin pour ce poste. En effet, il te manque des compétences en [préciser compétence] et en [préciser compétence] pour remplir au mieux les missions du poste. Ton profil est cependant très intéressant ! Je suis persuadé que tu finiras par trouver un job dans lequel tu t’épanouiras. Bonne continuation ! [Votre prénom et nom]
Lettre de refus de candidature après entretien d’embauche
Bonjour [Prénom du candidat], J’aimerais, dans un premier temps, te remercier pour la qualité de nos échanges lors de ton entretien d’embauche. En effet, ton parcours est très intéressant et je te remercie d’avoir pris le temps de partager tes expériences avec moi. Malheureusement, à la vue des requêtes et spécificités que tu as exigées lors de l’entretien comme [préciser la nature des requêtes et demandes], je crains que nous ne soyons pas en mesure d’accéder à tes requêtes. Je t’informe donc que ton profil n’a pas été retenu pour le poste. Je suis entièrement disponible pour en discuter avec toi plus en détail si tu le souhaites. Dans tous les cas, ton parcours et tes expériences professionnelles sont très intéressants. Je ne me fais donc aucun souci pour toi et je suis persuadé que tu trouveras une entreprise qui répondra à tes attentes. Je garde ton contact au cas où la politique de l’entreprise changerait. Bonne chance et à bientôt peut-être, [Votre prénom et nom]
La candidature est arrivée trop tard
Bonjour [Prénom du candidat], Merci pour ta candidature au poste de [intitulé exact du poste]. Je suis ravi que tu t’intéresses à [Nom de l’entreprise]. Cependant, ta candidature arrive un peu tard : nous avons déjà trouvé la personne que nous recherchions. Ce n’est pas de chance, mais ne t’inquiète pas : plusieurs autres offres sont à pourvoir actuellement, et nous comptons en ajouter prochainement. J’espère avoir l’occasion de revoir ta candidature, [Votre prénom et nom]
Comment écrire une lettre de refus de candidature spontanée ? Modèle de lettre de refus pour les candidatures spontanées
Vous recevez des candidatures spontanées et vous ne savez pas comment donner suite à ces demandes ? Après analyse du profil et des compétences professionnelles, vous ne souhaitez pas retenir la candidature d’un postulant ? Nous vous proposons un modèle de lettre de refus de candidature spontanée !
Bonjour [Prénom du candidat] / [Madame, Monsieur], Je tiens tout d’abord à te remercier pour ta candidature spontanée et pour l’intérêt que tu portes à [Nom de l’entreprise]. Malheureusement, nous n’avons aucun poste libre que tu pourrais occuper dans nos équipes pour le moment… J’espère que ma réponse ne te décourage pas : ton profil est très intéressant, présente de nombreux points forts et nous serions ravis de te proposer un entretien quand une place se libérera. D’ailleurs, je me permets de mettre ta candidature de côté pour le cas où nous aurions des besoins dans ton domaine. Bonne chance pour la suite de tes recherches, je suis persuadé que tu trouveras une entreprise prochainement ! Je te souhaite de réussir dans tes projets futurs. Bonne journée, [Votre prénom et nom]
Lettre de refus de candidature stage & alternance
Bonjour [Prénom du candidat], Je tiens tout d’abord à te remercier pour ta candidature à notre offre d’alternance et pour l’intérêt que tu portes à [Nom de l’entreprise]. J’ai bien étudié ton profil et malheureusement, tu ne possèdes pas les compétences nécessaires dont nous avons besoin pour ce poste. En effet, il te manque des compétences en [préciser compétence] et en [préciser compétence] pour remplir au mieux les missions du poste. Ton profil est cependant très intéressant ! Je suis persuadé que tu finiras par trouver le stage/l’alternance qui te permettra d’évoluer. Nous sommes impatients de revoir ta candidature dans quelques années ! [Votre prénom et nom]
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Comment justifier un refus de candidature ?
Justifier un refus de candidature n’est jamais simple. Au-delà du côté humain derrière le fait de refuser à une personne un poste qu’elle aurait voulu, il peut y avoir un découragement pour le candidat. Cependant, pour garantir une bonne expérience candidat et un respect envers vos postulants, vous devez répondre à chaque candidature et motiver votre décision. Voici quelques raisons qui permettent de justifier auprès de vos candidats un refus :
- Le profil du candidat ne correspond pas à la fiche de poste ;
- Le candidat ne répond pas aux valeurs de l’entreprise et/ou de l’équipe ;
- Un manque de motivation lors de l’entretien d’embauche ;
- Un test de recrutement raté ;
- Des prétentions salariales trop élevées ;
- La candidature ne se démarque pas ;
- Un autre profil a été retenu à la place.
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