Comment bien choisir son logiciel de recrutement ?
Dans le secteur des ressources humaines, le choix du logiciel de recrutement idéal relève souvent du défi. Quels sont les critères à prendre en compte dans le choix d’un outil de gestion de candidatures ?
Tout d’abord, il convient de revenir sur les raisons d’adopter un logiciel de recrutement, également appelé ATS. Un ATS permet notamment de dématérialiser la gestion des recrutements et d’automatiser les processus de saisie.
Une étude de l’Apec de juin 2017 démontre que seulement 13 % des entreprises de moins de 100 salariés sont équipées d’un logiciel de recrutement. Cela implique potentiellement l’utilisation de feuilles Excel, voire le tri manuel de milliers de CV.
De par ses multiples fonctionnalités, l’ATS va permettre de simplifier le travail du recruteur en automatisant les procédures chronophages.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?
Un logiciel de recrutement (ou ATS recrutement) est un programme utilisé par les employeurs pour mieux gérer le processus de recrutement et les vagues de candidatures. Ce type de logiciel permet de créer une base de données de tous les candidats qui postulent à vos offres, de traiter chaque candidature et d’inviter, accepter ou rejeter les candidats.
L’objectif de ce type d’outil est de faciliter le travail des recruteurs en automatisant certaines tâches chronophages et de leur faire gagner du temps sur la sélection des candidats.
Il existe deux types de logiciel de recrutement
Les logiciels « classiques » hébergés en local
Les logiciels hébergés en local sont disponibles sur le poste de travail de vos recruteurs. Ils nécessitent d’être installés sur les serveurs de l’entreprise (pour le stockage des données) et les postes de travail des employés (pour exécuter le programme). De ce fait, ce type de logiciel demande beaucoup de maintenance et de ressources humaines avec une équipe de techniciens pour répondre aux difficultés de vos recruteurs sur le logiciel.
L’intérêt de ce type de logiciel est que vous êtes totalement indépendant sur la gestion du logiciel. Cependant, vous devez payer une licence par poste de travail, ce qui peut s’avérer très coûteux. De plus, il faut veiller à ce que la dernière version du logiciel soit présente sur tous les postes de travail.
Les logiciels SaaS en ligne
Le principe d’un logiciel en mode SaaS est qu’il est disponible en ligne. En effet, vous n’avez pas besoin d’installer ce logiciel sur votre ordinateur : vous avez besoin d’une connexion internet et un ordinateur. L’accès au logiciel se fait via un lien que vous entrez sur votre navigateur.
Ce type de logiciel permet à une entreprise de bénéficier de nombreux avantages. En effet, les logiciels ne sont pas hébergés sur le matériel de l’entreprise et les données ne sont pas stockés en interne, ce qui vous confère un meilleur niveau de sécurité. De plus, vos recruteurs peuvent utiliser le logiciel n’importe où et n’importe quand.
Bien choisir son logiciel de recrutement, c’est s’assurer d’avoir un outil efficace pour vos recrutements !
Les critères pour choisir son logiciel de recrutement
Définir ses attentes
Pour bien choisir son ATS, il convient de définir au préalable l’utilisation que vous souhaitez en faire. C’est pourquoi il est nécessaire de cibler les fonctions correspondant à vos besoins. Définir avec précision vos attentes par rapport à un logiciel de recrutement va simplifier le choix de celui-ci.
Vous pouvez souhaiter suivre l’ensemble du processus du recrutement ou choisir d’utiliser seulement une fonctionnalité. Si vous souhaitez intégrer l’ensemble de votre processus de recrutement, vous devrez adopter une solution de recrutement complète. À contrario, si vous souhaitez uniquement une option, une simple fonctionnalité pourra convenir.
En effet, un recruteur peut vouloir un ATS pour plusieurs raisons : créer un vivier de candidats, sourcer sur les réseaux sociaux, multi-diffuser ses offres en un clic, réaliser des entretiens en visioconférence ou encore accéder à un espace collaboratif entre recruteurs et managers… Ce dernier point amène d’ailleurs à nous intéresser à une question fondamentale : qui va l’utiliser ?
Connaitre le nombre d’utilisateurs
Il convient de définir au préalable le nombre d’utilisateurs et les usages que ces derniers en auront. En effet, selon le nombre d’utilisateurs, il peut être judicieux d’acquérir un logiciel de recrutement collaboratif qui va permettre aux recruteurs de travailler sur un vivier de candidats commun. Cela permet par ailleurs d’impliquer les autres services dans le processus de recrutement.
Si recruteurs et opérationnels ont accès à l’outil, une option comprenant un Espace Manager peut s’avérer nécessaire. Cette option donne la possibilité de superviser le travail des équipes et de réduire les risques d’effectuer un recrutement inadéquat.
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Cibler le type d’éditeurs de logiciel
Le secteur du recrutement étant en pleine digitalisation, on observe l’apparition de nouveaux logiciels de recrutements. Il existe désormais un large choix d’éditeurs de logiciel de recrutement : des grosses entreprises aux jeunes start-up, de nombreux acteurs investissent le marché. Face à un tel panel, il peut être difficile de s’y retrouver.
De multiples grandes entreprises ont fait le choix d’intégrer une suite RH comprenant un module de recrutement à leur logiciel. De même, on constate également une émergence de nouveaux acteurs dédiés au recrutement et notamment des start-up qui font le choix d’investir le secteur des ressources humaines.
Pour cibler le type d’éditeur de logiciel, là encore tout dépend de ce que vous recherchez. L’une comme l’autre ont leurs avantages et leurs inconvénients. L’entreprise installée depuis un certain nombre d’années aura tendance à rassurer les recruteurs. Une jeune start-up aura l’avantage d’être plus souple et réactive face aux éventuels demandes de développement.
Établir son budget
En ce qui concerne le prix des ATS, il existe différentes gammes de prix allant de la version gratuite -avec une utilisation restreinte- au paiement par nombre d’utilisateurs. La majorité des logiciels de recrutement propose un pack avec plusieurs fonctionnalités comprenant un coût mensuel par utilisateur. Toutefois, certains vont proposer un tarif annuel par utilisateur tandis que d’autres vont proposer un tarif proportionnel au nombre d’offres ou au nombre de fonctionnalités.
Ainsi, pensez à comparer les fonctionnalités incluses dans les différents packages et à analyser les options vendues individuellement. À mon sens, il est également essentiel de ne pas négliger l’hébergement, les frais d’installations, l’accès aux évolutions qui peuvent faire l’objet de frais supplémentaire et de ce fait considérablement alourdir la facture.
Aussi, ces dernières années, les durées d’engagement se sont considérablement réduites et le plus souvent les frais d’installation ne sont pas facturés.
Prêter attention à l’assistance et au support client
Un point qui est peu pris en compte au moment de l’acquisition d’un logiciel de recrutement est l’aspect concernant le support et l’assistance. Les premiers pas sur un ATS peuvent nécessiter une période d’adaptation. Il est essentiel de s’assurer au préalable du suivi et de l’accompagnement du service client dans les premiers temps d’utilisation et si ce service est inclus ou non dans votre abonnement.
Toutefois, l’émergence des logiciels RH en tant que service ou Software as a Service (SaaS) facilitent la navigation et permettent d’éviter un certain nombre de contrainte technique. En effet, un navigateur et une connexion Internet suffisent à accéder au logiciel de recrutement.
Ergonomie
Il est important que l’expérience utilisateur de la plateforme soit claire et optimisée. En effet, un ATS est un outil créé pour être utilisé quotidiennement. Le logiciel se doit par conséquent d’être intuitif afin de simplifier au maximum la navigation, et ce d’autant plus si votre équipe et vous-même n’êtes pas habitués à ce type de logiciel.
Un logiciel clair et intuitif permet de réduire la période d’adaptation des collaborateurs et inciter à l’utiliser. En effet, 30 % des entreprises possédant un ATS ne l’ont pas utilisé lors de leur dernier recrutement.
Enfin, quel que soit l’ATS que vous décidez d’adopter, n’hésitez pas à demander une démonstration ou une période d’essai afin de confirmer votre choix.
Pourquoi choisir un logiciel de recrutement ?
Le recrutement est une activité primordiale et indispensable d’une entreprise. Elle est nécessaire au bon développement de l’entreprise car recruter permet d’augmenter sa production, de développer son activité ou bien d’acquérir des compétences.
Le recrutement est aussi une activité sensible. En effet, une erreur dans le processus de recrutement ou un mauvais choix de candidat peut entraîner des conséquences néfastes pour l’entreprise (qualité du service, chiffre d’affaires…).
Un logiciel de recrutement est un excellent atout pour tous les recruteurs. L’intérêt principal de ces outils de recrutement est de prendre en charge une partie du processus de recrutement. Vos recruteurs peuvent mettre à contribution leurs expertises dans la sélection des candidats. Au quotidien, un logiciel de recrutement offre de nombreux bénéfices aux recruteurs et à votre entreprise :
Un gain de temps pour les recruteurs
L’objectif principal d’un logiciel de recrutement est de faire gagner du temps aux recruteurs. En effet, le logiciel prend en charge les tâches chronophages et peu intéressantes (multidiffusion d’offre, réception des candidatures, sélection de profils les plus pertinents, etc.).
Mais la gestion des candidatures par ces types de logiciels ne s’arrête pas à l’automatisation d’une partie des tâches. Cet outil de recrutement permet aussi d’avoir ses dossiers de candidats stockés de manière structuré sur la plateforme. La création et la gestion d’un vivier de candidature permet aux recruteurs de ne plus être dépendant des services externes.
Enfin, la gestion des candidatures spontanées permet d’avoir sous la main des profils de qualité.
La centralisation des candidatures
Avoir un logiciel de recrutement, c’est disposer d’un endroit unique où les candidatures sont stockées et les informations partagées entres recruteurs. L’information est donc centralisée dans une base de données pour toutes vos campagnes de recrutement à venir.
Cette centralisation permet une meilleure gestion des CV qui arrivent d’un peu partout et tout le temps. Il en va de même avec les candidatures spontanées. De ce fait, aucune candidature n’est égarée.
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Une marque employeur plus développée et mieux gérée
Avoir une « bonne » marque employeur permet de recevoir plus de candidatures ciblées. Bien que la marque employeur est avant tout le fruit du travail du service communication de l’entreprise, une partie de celle-ci repose sur le parcours du candidat dans votre processus de recrutement.
Du point de vue du candidat, il s’agit de lui offrir la meilleure expérience pour découvrir vos offres d’emploi, y postuler et le traitement de leur candidature. Un logiciel de recrutement permet d’éviter tout oubli de candidature. Chaque candidat est traité de façon égalitaire et, même dans le cas où la candidature n’est pas retenue. En effet, vous pouvez envoyer des mails personnalisés aux candidats qui n’ont pas été retenus.
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Une gestion des candidature 100% conforme au RGPD
Un des points importants est le stockage et l’utilisation des données de vos candidats. En effet, selon la spécificité du poste ou l’entreprise, de nombreuses données peuvent être demandées aux candidats.
Il est bon de confier les données sensibles de vos candidats à un logiciel de recrutement qui est conforme au cadre du Règlement Général sur la Protection des Données.
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