Réussir le parcours d’intégration de vos candidats en 10 étapes !

29 août 2023 | Marque employeur, Recrutement

Le parcours d’intégration (ou onboarding dans la langue de Shakespeare) est une des étapes cruciales dans le recrutement de vos nouveaux talents. Dans cette étape, les nouveaux collaborateurs prennent leurs marques et font connaissance avec leur environnement de travail et collègues. L’accueil d’un nouveau collaborateur est un enjeu RH important. En effet, 69% des employés se disent plus susceptibles de rester plus de trois ans dans la même entreprise lorsqu’ils vivent une belle expérience d’intégration. Proposer un parcours d’intégration réussi à vos talents contribue à la réussite de vos recrutements, renforce votre marque employeur et permet à vos nouveaux arrivants de s’approprier rapidement et durablement son nouveau poste et de devenir opérationnel. Comment fidéliser vos talents en proposant un parcours d’intégration structuré, rapide et efficace ? Nous vous dévoilons tout dans cet article !

Sommaire

Qu’est-ce qu’un parcours d’intégration ?

Un parcours d’intégration (ou « onboarding », terme anglophone signifiant « monter à bord ») est l’étape de recrutement dans laquelle un nouveau collaborateur, fraîchement embauché, intègre l’entreprise. De manière générale, il s’agit de l’ensemble des actions mises en place par l’entreprise (ou l’employeur) pour bien recevoir, intégrer et fidéliser durablement la nouvelle recrue.
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Un parcours d’intégration peut être plus ou moins long et le processus diffère selon l’entreprise, le secteur d’activité, la fonction du candidat ou encore le poste qu’il intègre. De plus, ce processus dure plusieurs jours et se termine de lui-même lorsque le collaborateur commence à prendre pleinement ses fonctions et qu’il a compris les enjeux de l’entreprise et ses valeurs. Enfin, il est possible pour les entreprises d’évaluer le parcours d’intégration d’un candidat à l’aide d’un rapport d’étonnement.

Pourquoi faire un parcours d’intégration pour vos candidats ? Les enjeux RH de l’intégration candidat

Le but premier du parcours d’intégration est de fidéliser vos talents afin que ces derniers restent dans votre entreprise. En effet, un salarié qui a été mal accueilli aura une mauvaise image de l’entreprise pour laquelle il travaille et risque sérieusement d’envisager d’aller voir ailleurs ! Si ce dernier ne se sent pas admis dans vos rangs ou s’il se sent exclu d’une quelconque manière par ses collègues ou sa hiérarchie, il y a fort à parier qu’il saisira la première occasion pour quitter vos rangs, tout simplement. De plus, la période d’intégration est fondatrice dans la carrière que votre nouveau collaborateur au sein de votre entreprise. Outre le fait que c’est la période idéale pour transmettre les valeurs de votre entreprise et ses enjeux à venir, c’est aussi et surtout le moment d’offrir, à votre nouveau talent, toutes les chances de réussir sa prise de poste. Enfin, le second but du parcours d’intégration est de mettre en avant sa marque employeur. En effet, en accueillant correctement les nouveaux venus et en les fidélisant, vous montrez à des candidats que vous êtes une entreprise dans laquelle il fait bon vivre et que vous prenez soin de vos employés. En plus de limiter le turnover, vous aurez un certain succès en externe qui vous garantira, sur le long terme, un gain de candidatures pour vos offres d’emploi.

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Quelles sont les étapes phares du parcours d’intégration d’un candidat ?

Toute entreprise a intérêt à élaborer son parcours d’intégration. En effet, ce processus vise à limiter le turnover (et son coût d’une moyenne de 7 000€) et les conséquences économiques ou sociales au sein de votre entreprise (baisse de productivité, absentéisme des salariés, etc.). De ce fait, l’onboarding est un processus qui se prépare en amont de votre stratégie de recrutement par les ressources humaines. Pour vous faciliter la tâche, il peut être automatisé. Cependant, il faut garder en tête que chaque collaborateur nécessite une attention particulière et d’un accompagnement personnalisé. Globalement, on distingue trois grandes étapes dans le processus d’intégration des collaborateurs :
  • Le pre-onboarding ;
  • Le parcours d’intégration ;
  • Le post-onboarding.

Les 3 grandes étapes du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs

Le pre-onboarding

C’est la période qui vient avant l’intégration du nouveau salarié dans votre entreprise. À ce stade, vous êtes à la fin de votre processus de recrutement : votre nouveau salarié a accepté votre offre et compte intégrer vos rangs sous quelques semaines. Son contrat est parfois signé, mais il n’est pas encore présent physiquement. Pendant cette période, vous devez préparer l’arrivée de votre collaborateur dans vos locaux et veillez à ce que sa première journée soit réussie et organisée.

L’onboarding

C’est la première journée d’intégration de votre collaborateur. Il s’agit d’envoyer une image positive de l’entreprise et de l’accompagner avec bienveillance et patience vers sa prise de poste. Le but : le familiariser à son nouvel environnement de travail, le fonctionnement de l’entreprise, ses valeurs et sa culture.

Le post-onboarding

C’est la dernière phase du processus d’intégration. Sa durée varie entre 6 et 9 mois en moyenne, le temps que l’employé soit pleinement opérationnel à son poste. L’objectif de cette phase est de fidéliser le collaborateur afin que ce dernier ait envie de rester dans votre entreprise. Pour ce faire, il est primordial de mettre en place un suivi du collaborateur dans son évolution et de prévoir des ajustements selon ses besoins.
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Comment élaborer un parcours d’intégration ? Les 10 étapes d’un parcours d’intégration réussi

Pour vous assurer de mettre toutes les chances de votre côté, nous vous donnons les 10 étapes pour un parcours d’intégration candidat réussi :

  • Pre-onboarding
    • Avertir vos équipes de l’arrivée du nouveau collaborateur et le présenter ;
    • Clôturer son dossier administratif ;
    • Préparer son bureau et son équipement de travail complet ;
    • Assigner un parrain ou une marraine.
  • Onboarding
    • Accueillir le salarié avec bienveillance ;
    • Fournir toutes les informations utiles à l’entreprise ou la prise de poste ;
    • Confier des tâches concrètes dès son jour d’intégration ;
    • Recueillir les premiers retours à la fin de la journée.
  • Post-onboarding
    • Suivre régulièrement la progression dans le parcours d’intégration ;
    • Inviter le nouvel arrivant à soumettre un rapport d’étonnement.

Avertir vos équipes de l’arrivée du nouveau collaborateur et le présenter

Dans un premier temps, vous devez communiquer en interne sur l’arrivée du nouveau collaborateur, présentez son poste et sa future fonction dans l’entreprise. De ce fait, la nouvelle recrue se sentira déjà accueillie et l’équipe pourra préparer son accueil en ayant connaissance de son arrivée (ajout dans les réunions, préparation de son bureau, cadeaux personnalisés de bienvenue, etc.).

Clôturer son dossier administratif

Pour les services RH, il est essentiel de finaliser les documents administratifs du nouveau salarié. Le but est d’avoir toutes les informations nécessaires pour faciliter la gestion de sa carrière, de la paye, la sécurité sociale ou encore la mutuelle d’entreprise.

Préparer son bureau et son équipement de travail complet

Pour que votre nouveau collaborateur se sente pleinement accueilli dans votre entreprise, il faut impérativement que son espace de travail soit prêt et accueillant. De ce fait, nettoyez et préparez son bureau, donnez-lui quelques fournitures essentielles (stylos, carnets, etc.) et son équipement de travail (ordinateur, téléphone professionnel, badge d’accès, boîte mail, etc.). Si vous utilisez une suite de logiciels, vous devez lui créer un compte et lui fournir les accès. Enfin, n’oubliez pas de lui donner le code Wi-Fi !

Assigner un parrain ou une marraine

Dans le but d’accompagner le nouveau collaborateur et de l’aider à s’acclimater à l’entreprise, désignez un parrain ou une marraine. Son rôle ne se limitera pas seulement à l’accompagnement. En effet, le parrain ou la marraine a pour but de répondre aux questions de la recrue et d’être son premier point de contact stable. Il/Elle permet aussi au nouveau collaborateur de créer ses premiers liens avec ses collègues.

Accueillir le salarié avec bienveillance

Le Jour J, soyez bienveillant et disponible pour accueillir et créer un premier lien avec le nouvel arrivant. Pour ce faire, vous pouvez organiser un petit-déjeuner avec les autres membres de l’équipe et proposer une petite visite des locaux pour qu’il se familiarise avec son environnement de travail. Organiser un repas avec les autres membres de l’équipe et le manager est aussi une bonne idée pour permettre de faire connaître le nouvel arrivant dans un cadre moins professionnel. Si vous optez pour le déjeuner, prévenez tous les membres conviés et le nouvel arrivant afin de lui éviter la crainte de se retrouver seul à la pause-repas.

Fournir toutes les informations utiles à l’entreprise ou la prise de poste

Lors de sa première journée, présentez votre entreprise, sa vision, ses valeurs et toute autre information non abordée en entretien d’embauche. Si vous possédez des documents promotionnels en interne (brochures, plaquettes sur l’entreprise, livret d’accueil, etc.), c’est le bon moment de les lui fournir comme synthèse des pratiques internes.

Confier des tâches concrètes dès son jour d’intégration

N’hésitez pas à fournir des tâches concrètes et simples à votre nouvelle recrue dès le premier jour. Ces tâches permettent non seulement de jauger les méthodes et pratiques de travail de votre collaborateur, mais aussi et surtout à lui donner une pause dans ce flot d’informations. De plus, l’attribution de tâches lui permettra de se sentir utile et opérationnel dès le premier jour.

Recueillir les premiers retours à la fin de la journée / Bilan du parcours d’intégration

Pour recueillir les premiers retours de votre collaborateur, planifiez un court entretien avec ce dernier. C’est une occasion en or de répondre à ses premières questions ou encore de partager ses impressions à chaud.
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Suivre régulièrement la progression dans le parcours d’intégration

Les premières semaines d’un collaborateur dans votre entreprise sont déterminantes pour la suite de sa carrière parmi vous. De ce fait, restez disponible pour votre nouvelle recrue au cas où elle aurait des questions ou bien si elle rencontre des problèmes. Créer un sentiment de frustration chez votre nouveau talent dès les premiers mois de sa prise de poste nuit grandement à son intégration et possible évolution chez vous.

Inviter le nouvel arrivant à soumettre un rapport d’étonnement

La mise en place d’un rapport d’étonnement pour évaluer objectivement l’intégration de vos nouveaux arrivants est une excellente idée. En effet, ces documents, remplis par vos nouveaux talents, permettent d’obtenir un retour concret et des axes d’amélioration sur votre processus d’intégration.
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