Comment faire un plan d’intégration pour un nouveau salarié ?
L’arrivée d’un nouveau salarié au sein d’une entreprise est une étape importante dans le processus de recrutement. Effectivement, un salarié qui n’a pas bien été accueilli et accompagné dans ses premiers mois au sein d’une entreprise est plus susceptible de la quitter prématurément. Le problème ici est que les entreprises investissent beaucoup de temps et d’argent dans le recrutement d’un talent, pour ensuite délaisser l’intégration de ce dernier. Pour les talents, les 90 premiers jours dans l’entreprise sont particulièrement éprouvants à cause des innombrables informations à retenir, des nouveaux outils à maîtriser ou bien encore une culture d’entreprise à assimiler. Comment faire un plan d’intégration pour accueillir un nouveau salarié ? ScopTalent vous donne quelques pistes et conseils pour un accueil optimal et pour garder vos meilleurs talents.
Sommaire
- 1. Qu’est-ce qu’un plan d’intégration ? Définition plan d’intégration
- 2. Pourquoi faire un plan d’intégration ?
- 3. Modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé : modèle 30-60-90 jours
- 4. Les avantages d’un plan d’intégration efficace
- 5. 6 étapes d’un plan d’intégration d’un nouveau collaborateur réussi
- 5.1 Étape 1 d’un plan d’intégration réussi : préparer l’arrivée du nouvel employé
- 5.2 Étape 2 d’un plan d’intégration réussi : mettre en place un processus d’onboarding
- 5.3 Étape 3 d’un plan d’intégration réussi : accompagner le nouvel embauché durant tout le premier jour
- 5.4 Étape 4 d’un plan d’intégration réussi : affecter une personne référente
- 5.5 Étape 5 d’un plan d’intégration réussi : assurer un suivi durant tout le parcours d’intégration
- 5.6 Étape 6 d’un plan d’intégration réussi : recueillir les feedbacks du salarié
- 6. Les erreurs à éviter pour une bonne intégration de l’employé
- 7. Comment faire un planning d’intégration ?
Qu’est-ce qu’un plan d’intégration ? Définition plan d’intégration
Un plan d’intégration (ou onboarding process en anglais) désigne l’ensemble des mesures prises par une entreprise pour accueillir comme il se doit, son nouveau salarié. Ce plan regroupe tous les moyens à disposition, les dates importantes et les étapes pour l’accueil du salarié et son programme d’intégration au sein de vos équipes. L’objectif du plan est clair : préparer en amont l’arrivée du salarié dans le but de réussir son intégration. Ce document détermine le parcours d’intégration de votre nouveau salarié durant ses premiers mois dans vos rangs.
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Un bon modèle de plan d’intégration du nouvel employé doit être réfléchi, prendre en compte l’identité de l’entreprise et le profil du salarié, faire participer plusieurs acteurs-clés et estimer un budget et une durée nécessaire de l’onboarding. Ce plan est, par la suite, revu et amélioré en fonction des retours des nouveaux employés. C’est une sorte de plan d’action qui détermine les tâches et temps nécessaires pour une prise de poste optimale.
Pourquoi faire un plan d’intégration ?
Les premiers jours d’un salarié dans une nouvelle entreprise sont déroutants. En effet, ce dernier doit assimiler beaucoup d’informations sur votre entreprise, apprendre à maîtriser les outils utilisés en interne et assimiler les processus de travail. De plus, il doit faire sa place au sein d’une équipe de personnes qui se connaissent déjà et qui travaillent ensemble parfois depuis plusieurs années. Un plan d’intégration répond à l’ensemble de ces problématiques en permettant à votre nouvel employé de :
- Découvrir son nouvel environnement de travail et faire connaissance avec son équipe ;
- D’acquérir toutes les connaissances nécessaires à sa prise de fonction.
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Du point de vue des entreprises, une intégration réussie et rapide est une garantie que leurs nouveaux talents deviennent rapidement des membres précieux. De plus, un employé bien intégré est un employé qui va être fidèle à votre entreprise et y contribuer pendant plusieurs années. En effet, sa période d’intégration est nécessaire pour développer son sentiment d’appartenance à votre entreprise. À l’inverse, une mauvaise intégration risque de vous faire retourner à la case départ avec un nouveau collaborateur à embaucher suite au départ du précédent.
Modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé : modèle 30-60-90 jours
Un modèle très connu de plan d’intégration est le plan d’intégration 30-60-90. Ce plan décrit les 90 premiers jours de votre salarié et l’aide à se familiariser avec l’identité de l’entreprise, les différentes équipes qui la composent et les objectifs professionnels à atteindre. Ce plan est constitué de trois jalons qui délimitent les livrables et objectifs SMART qu’il devra atteindre.
En résumé, le plan 30-60-90 a pour objectif d’intégrer progressivement votre collaborateur dans l’entreprise, dans son équipe et dans son poste. Il comprend des éléments communs à n’importe quelle stratégie d’intégration (les politiques RH, les ressources de l’entreprise, etc.) tout en comprenant des éléments-clés aux futures responsabilités de son poste.
Jours 1 à 30
Durant les 30 premiers jours, votre nouvel employé doit avoir une formation intensive dédiée au poste qu’il va devoir occuper. De plus, votre employé aura pour but de comprendre l’ADN de votre entreprise, ses processus de travail, sa politique interne, de faire connaissance avec les membres de son équipe et de prendre ses nouvelles responsabilités professionnelles.
Jours 31 à 60
Les 30 jours suivants, vous devez offrir la possibilité à votre nouvel employé de mettre à profit ses compétences en réalisant de nouvelles tâches en lien avec son poste. Durant cette période, votre nouvel employé va apprendre et découvrir de nouvelles choses essentielles à son développement professionnel. Le droit à l’erreur doit être permis et être vu comme un objectif à atteindre pour les prochaines semaines/mois.
Jours 61 à 90
Durant les 30 derniers jours du modèle de plan d’intégration 30-60-90, votre employé doit maîtriser les principales compétences liées à son poste. De plus, il doit commencer à travailler sur les objectifs SMART de son plan. À la fin de son troisième mois parmi vous, il doit déjà répondre en partie aux attentes que vous avez placées en lui.
Les avantages d’un plan d’intégration efficace
Les avantages liés à un bon plan d’intégration sont de l’ordre de la productivité du salarié et de sa fidélisation. Effectivement, un programme d’intégration du nouveau collaborateur efficace permet que ce dernier soit opérationnel rapidement tout en se sentant à l’aise parmi vous. D’après une étude Glassdoor parue en 2020, les employés bien intégrés par un programme d’accueil efficace ont 69% de chance de rester trois ans et plus dans votre entreprise. Une bonne intégration permet donc au collaborateur de se fidéliser naturellement à votre culture d’entreprise, vos valeurs fondamentales et de rester plus longtemps, réduisant le turnover.
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De manière générale, une bonne intégration présente de nombreux avantages non-négligeables tels que :
- Assurer une collaboration longue et saine pour les deux parties ;
- Éviter de perdre du temps et de l’argent pour entamer un nouveau processus de recrutement ;
- Instaurer un climat de travail favorable à la productivité ;
- Gagner du temps sur l’intégration du collaborateur ;
- Offrir une bonne image de marque employeur de l’entreprise et attirer de nouveaux candidats.
6 étapes d’un plan d’intégration d’un nouveau collaborateur réussi
Si vous désirez opter pour un plan d’intégration plus classique, mais d’autant plus efficace, voici les 5 étapes incontournables pour accueillir optimalement vos nouveaux collaborateurs.
Étape 1 d’un plan d’intégration réussi : préparer l’arrivée du nouvel employé
Une bonne intégration, c’est avant tout une question de préparation et d’anticipation. Il faut organiser et bien prévoir l’arrivée du nouvel arrivant afin que ce dernier puisse s’acclimater. Dans un premier temps, il faut créer une liste de tous les documents administratifs qu’il faut remplir dans le but d’officialiser l’intégration du salarié dans l’entreprise. Parmi les documents et détails administratifs à régler lors de la venue du collaborateur, on retrouve :
- Le contrat de travail ;
- Le RIB du collaborateur ;
- Les diplômes du nouveau salarié ;
- La liste des personnes à contacter en cas d’urgence ;
- Le certificat de travail des anciens employeurs ;
- La mutuelle d’entreprise.
Étape 2 d’un plan d’intégration réussi : mettre en place un processus d’onboarding
Dans le cadre du recrutement d’un nouvel employé, le manager/chef de service et la fonction RH doivent travailler en étroite collaboration pour structurer le parcours d’intégration du salarié. L’onboarding vise à faciliter l’intégration des nouveaux arrivants et de leur permettre de se faire une place entière dans l’équipe. Un parcours d’intégration réussi repose sur les valeurs de l’entreprise et être adapté à l’entreprise et au poste que le salarié va occuper.
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Un point important souvent négligé dans le parcours d’intégration du salarié : prévenir l’arrivée, en amont, du salarié à sa future équipe. Cette étape est nécessaire afin que les membres de l’équipe se préparent à accueillir un nouvel arrivant dans les meilleures conditions. Tisser des liens relationnels et professionnels avec ses collègues est un facteur de bien-être et de fidélisation dans l’entreprise.
Étape 3 d’un plan d’intégration réussi : accompagner le nouvel embauché durant tout le premier jour
La première impression est la plus importante. Pour l’accueil d’un salarié, cette première impression se déroule tout au long de la première journée au sein de vos locaux. Lors de l’arrivée du salarié, il convient de l’accueillir autour d’un petit-déjeuner commun avec les membres de son équipe, de lui faire une visite de son lieu de travail et de lui présenter son bureau. Pour une visite des locaux engageante, n’hésitez pas à partager des informations pratiques et anecdotes amusantes sur votre entreprise. Si ce n’est pas fait, présentez-lui son contrat de travail et démarches administratives. Enfin, présentez-lui les valeurs de votre entreprise et ses processus de travail.
Si vous accueillez plusieurs salariés en même temps, une journée d’intégration collective peut être organisée pour accueillir les nouveaux venus. Cette journée peut prendre la forme d’un séminaire d’entreprise avec des activités divertissantes pour créer et renforcer les liens des nouveaux collaborateurs avec les anciens salariés.
Enfin, n’hésitez pas à conclure cette journée par une courte session de dialogue avec votre salarié. Cette session a pour principal but de répondre aux diverses questions que ce dernier pourrait avoir et de récapituler le règlement intérieur.
Étape 4 d’un plan d’intégration réussi : affecter une personne référente
Bien que le service RH et le manager soient les moteurs du succès de l’intégration d’un salarié, la mise en place d’un mentor pour accompagner le nouvel arrivant est une stratégie intéressante. L’intérêt est d’accompagner le collaborateur directement sur le terrain et de personnaliser son expérience d’intégration.
Pour le choix du mentor ou du tuteur, veillez à choisir un collaborateur appartenant au même service que votre nouvel employé. Idéalement, optez pour un mentor plus âgé ou possédant plus d’expérience dans votre entreprise et dans son métier. Ce tuteur aura pour but d’inclure le nouvel employé au sein de son équipe plus facilement, de lui présenter les outils utilisés en interne et de lui faire acquérir une pratique professionnelle indispensable à la bonne tenue du poste.
Étape 5 d’un plan d’intégration réussi : assurer un suivi durant tout le parcours d’intégration
Une des erreurs du parcours d’intégration commise par les services RH et les supérieurs hiérarchiques est de ne pas suivre le collaborateur durant sa période d’adaptation. Effectivement, faire régulièrement le point avec le nouvel employé est indispensable pour recueillir ses impressions, ses ressentis par rapport à l’entreprise, sa nouvelle équipe ou son poste. Ses échanges peuvent se faire à l’écrit par mail ou messagerie instantanée, mais nous vous recommandons l’échange oral et de préférence en face-à-face.
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Ces suivis peuvent être assurés par différents acteurs de votre entreprise. Par exemple, un suivi avec un des membres de vos services Ressources Humaines pourrait permettre au candidat de poser toutes ces questions sur la politique RH de l’entreprise et de s’assurer que tous les documents administratifs sont en règle. Un rendez-vous avec le CEO pourrait permettre à ce dernier de définir conjointement les attentes et objectifs à atteindre. Enfin, un suivi avec le manager peut permettre au nouveau collaborateur de partager ses ressentis et attentes professionnelles.
Étape 6 d’un plan d’intégration réussi : recueillir les feedbacks du salarié
Avoir des retours sur votre processus d’intégration permet de mettre en lumière les points forts et les points faibles à retravailler. Cette étape est bénéfique car elle offre une visibilité optimale sur vos atouts à conserver tout en vous permettant d’améliorer vos points faibles. Effectivement, un plan d’intégration n’est pas figé et nécessite des ajustements dans le temps. Afin de savoir vos pistes d’amélioration, vous devez avoir le point de vue objectif de votre nouveau salarié.
Le meilleur moyen pour recueillir les feedbacks de vos nouveaux employés est la mise en place d’un questionnaire ou rapport d’étonnement en fin de parcours d’intégration. Dans ce formulaire, posez des questions ouvertes sur tous les aspects de l’intégration de votre employé (accueil, présentation de l’entreprise, efficacité des documents administratifs, accompagnement, etc.). Pour conclure ce formulaire, insérez un champ libre dans lequel votre employé peut écrire quelques impressions générales, proposer de nouvelles idées et renseignez les mauvais points rencontrés dans son expérience.
Les erreurs à éviter pour une bonne intégration de l’employé
La phase d’intégration est une période de stress pour l’employé. Outre le fait qu’il est confronté à un nouvel environnement de travail, qu’il doit trouver ses marques et qu’il est en période d’essai, il doit prouver ses compétences auprès de sa nouvelle entreprise. Afin de garantir que ce dernier puisse performer et développer ses compétences parmi vous, quelques erreurs sont à éviter.
Trop en demander dès l’arrivée du collaborateur
Votre employé vient tout juste d’arriver. L’erreur à ne pas commettre est d’attendre de lui qu’il soit performant tout de suite. En effet, ne perdez pas de vue qu’il doit d’abord assimiler les processus de votre entreprise, son organisation, son histoire et ses valeurs. De plus, vous utilisez peut-être en interne des outils qui sont nouveaux pour lui. Sans ces éléments, votre nouvel employé de ne peut pas prendre les bonnes décisions stratégiques liées à son poste. Enfin, votre salarié a peut-être besoin d’un plan de formation pour le mettre à niveau sur certains points.
Bien entendu, l’idée n’est pas de perdre du temps sur l’aspect opérationnel de la prise de fonction. Mais comprenez qu’un bon plan d’intégration répond à ses questions en amont afin de gagner du temps sur la suite.
Ne pas définir de temps nécessaires ou un temps insuffisant pour l’intégration
Un programme d’intégration définit un temps nécessaire « d’apprentissage » du nouveau collaborateur. Ce temps permet à votre nouvelle recrue d’expérimenter un ensemble de situations différentes et représentatives de ses futures tâches et responsabilités. Les parties prenantes du programme doivent donc réfléchir à ces situations, de les définir et de vérifier les réactions du collaborateur.
Accordez suffisamment de temps à votre nouvel employé, c’est lui permettre d’expérimenter et d’accorder toute l’importance de ses futures responsabilités.
Comment faire un planning d’intégration ?
Un planning d’intégration doit être élaboré en présence de toutes les parties prenantes de l’accueil du collaborateur. De manière générale, un planning d’intégration doit respecter les 5 étapes définies plus haut dans cet article. Chaque membre clé de l’intégration de l’employé doit apporter sa pierre à l’édifice et le rôle de chacun doit être bien défini et encadré. Que ce soit celui des RH (gestion administrative, accueil du salarié), celui de son manager (présentation du service et des équipes) que celui de son mentor (accompagnement, développement des compétences).
L’intégration des nouveaux talents est une étape décisive dans la réussite du processus de recrutement. Cette dernière détermine l’avenir professionnel du salarié dans votre entreprise. Il est donc essentiel pour vous de la préparer en amont avec l’élaboration d’un plan d’intégration complet. Le parcours d’intégration doit cependant évoluer et s’adapter aux attentes des nouvelles générations. La fidélisation des talents commence directement dès l’intégration du nouvel employé, mais continue tout de même avec une politique d’évolution interne pensée pour les collaborateurs.
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