Comment bien choisir son logiciel de recrutement ?

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Dans les ressources humaines, le choix du logiciel de recrutement idéal relève souvent du défi. Nous nous sommes intéressés ici aux critères à prendre en compte dans le choix d’un outil de gestion de candidatures.

Comment bien choisir son logiciel de recrutement ?

logiciel

Tout d’abord, il convient de revenir sur les raisons  d’adopter un logiciel de recrutement, également appelé ATS. Un ATS permet notamment de dématérialiser la gestion des recrutements et d’automatiser les processus de saisie.

Une étude de l’Apec de juin 2017 démontre que seulement 13 % des entreprises de moins de 100 salariés sont équipées d’un logiciel de recrutement. Cela implique potentiellement l’utilisation de feuilles Excel, voire le tri manuel de milliers de CV.

De par ses multiples fonctionnalités, l’ATS va permettre de simplifier le travail du recruteur en automatisant les procédures chronophages.

Définir ses attentes

Pour bien choisir son ATS, il convient de définir au préalable l’utilisation que vous souhaitez en faire. C’est pourquoi il est nécessaire de cibler les fonctions correspondant à vos besoins. Définir avec précision vos attentes par rapport à un logiciel de recrutement va simplifier le choix de celui-ci.

Vous pouvez souhaiter suivre l’ensemble du processus du recrutement ou choisir d’utiliser seulement une fonctionnalité. Si vous souhaitez intégrer l’ensemble de votre processus de recrutement, vous devrez adopter une solution de recrutement complète. À contrario, si vous souhaitez uniquement une option, une simple fonctionnalité pourra convenir.

En effet, un recruteur peut vouloir un ATS pour plusieurs raisons : créer un vivier de candidats, sourcer sur les réseaux sociaux, multi-diffuser ses offres en un clic, réaliser des entretiens en visioconférence ou encore accéder à un espace collaboratif entre recruteurs et managers… Ce dernier point amène d’ailleurs à nous intéresser à une question fondamentale : qui va l’utiliser ?

Connaitre le nombre d’utilisateurs

Il convient de définir au préalable le nombre d’utilisateurs et les usages que ces derniers en auront. En effet, selon le nombre d’utilisateurs, il peut être judicieux d’acquérir un logiciel de recrutement collaboratif qui va permettre aux recruteurs de travailler sur un vivier de candidats commun. Cela permet par ailleurs d’impliquer les autres services dans le processus de recrutement.

Si recruteurs et opérationnels ont accès à l’outil, une option comprenant un Espace Manager peut s’avérer nécessaire. Cette option donne la possibilité de superviser le travail des équipes et de réduire les risques d’effectuer un recrutement inadéquat. 

Cibler le type d’éditeurs de logiciel

Le secteur du recrutement étant en pleine digitalisation, on observe l’apparition de nouveaux logiciels de recrutements. Il existe désormais un large choix d’éditeurs de logiciel de recrutement : des grosses entreprises aux jeunes start-up, de nombreux acteurs investissent le marché. Face à un tel panel, il peut être difficile de s’y retrouver.

De multiples grandes entreprises ont fait le choix d’intégrer une suite RH comprenant un module de recrutement à leur logiciel.  De même, on constate également une émergence de nouveaux acteurs dédiés au recrutement et notamment des start-up qui font le choix d’investir le secteur des ressources humaines.

Pour cibler le type d’éditeur de logiciel, là encore tout dépend de ce que vous recherchez. L’une comme l’autre ont leurs avantages et leurs inconvénients. L’entreprise installée depuis un certain nombre d’années aura tendance à rassurer les recruteurs. Une jeune start-up aura l’avantage d’être plus souple et réactive face aux éventuels demandes de développement. 

Établir son budget

En ce qui concerne le prix des ATS, il existe différentes gammes de prix allant de la version gratuite -avec une utilisation restreinte- au paiement par nombre d’utilisateurs. La majorité des logiciels de recrutement propose un pack avec plusieurs fonctionnalités comprenant un coût mensuel par utilisateur. Toutefois, certains vont proposer un tarif annuel par utilisateur tandis que d’autres vont proposer un tarif proportionnel au nombre d’offres ou au nombre de fonctionnalités.

Ainsi, pensez à comparer les fonctionnalités incluses dans les différents packages et à analyser les options vendues individuellement. À mon sens, il est également essentiel de ne pas négliger l’hébergement, les frais d’installations, l’accès aux évolutions qui peuvent faire l’objet de frais supplémentaire et de ce fait considérablement alourdir la facture.

Aussi, ces dernières années, les durées d’engagement se sont considérablement réduites et le plus souvent les frais d’installation ne sont pas facturés.

Prêter attention à l’assistance et au support client

Un point qui est peu pris en compte au moment de l’acquisition d’un logiciel de recrutement est l’aspect concernant le support et l’assistance.  Les premiers pas sur un ATS peuvent nécessiter une période d’adaptation. Il est essentiel de s’assurer au préalable du suivi et de l’accompagnement du service client dans les premiers temps d’utilisation et si ce service est inclus ou non dans votre abonnement.

Toutefois, l’émergence des logiciels RH en tant que service ou Software as a Service (SaaS) facilitent la navigation et permettent d’éviter un certain nombre de contrainte technique. En effet, un navigateur et une connexion Internet suffisent à accéder au logiciel de recrutement.

Ergonomie

Il est important que l’expérience utilisateur de la plateforme soit claire et optimisée. En effet, un ATS est un outil créé pour être utilisé quotidiennement. Le logiciel se doit par conséquent d’être intuitif afin de simplifier au maximum la navigation, et ce d’autant plus si votre équipe et vous-même n’êtes pas habitués à ce type de logiciel.

Un logiciel clair et intuitif permet de réduire la période d’adaptation des collaborateurs et inciter à l’utiliser. En effet, 30 % des entreprises possédant un ATS ne l’ont pas utilisé lors de leur dernier recrutement.

Enfin, quel que soit l’ATS que vous décidez d’adopter, n’hésitez pas à demander une démonstration ou une période d’essai afin de confirmer votre choix.

 

 

 

Fazna Abderemane

 

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A propos

ScopTalent est un logiciel de recrutement édité par la start-up ScopLab.